Google Sheets không chỉ là một công cụ bảng tính đơn thuần mà còn cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ giúp việc quản lý và trình bày dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. Một trong những tính năng hữu ích nhất là hàm đổi màu ô, giúp người dùng tự động tô màu ô dựa trên điều kiện cụ thể. Điều này không chỉ giúp bảng tính trực quan hơn mà còn hỗ trợ phân tích dữ liệu hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng các hàm đổi màu ô trong Google Sheets.
Tóm tắt nội dung
Hàm đổi màu ô trong Google Sheet là gì?
Google Sheet không có một hàm cụ thể để đổi màu ô, nhưng bạn có thể sử dụng Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để tự động thay đổi màu sắc dựa trên giá trị hoặc điều kiện cụ thể hay sử dụng phím tắt tô màu trong Google Sheets để đổi màu nhanh chóng. Tính năng này giúp bảng tính trở nên trực quan hơn, giúp dễ dàng phân loại và theo dõi dữ liệu quan trọng.
Ví dụ, nếu bạn muốn đổi màu ô có giá trị lớn hơn 100, bạn có thể thiết lập quy tắc với điều kiện “Lớn hơn 100” và chọn màu nền nổi bật.
Tính năng này rất hữu ích khi bạn muốn làm nổi bật dữ liệu quan trọng, theo dõi tiến độ công việc hoặc kiểm tra điều kiện cụ thể trong bảng tính một cách nhanh chóng.
Lợi ích của cách tô màu có điều kiện trong Google Sheets
Không chỉ áp dụng trong doanh nghiệp mà ngay cả với những công việc cá nhân đòi hỏi xử lý lượng thông tin lớn, việc tô màu theo điều kiện sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa hiệu quả làm việc.
Giúp bảng dữ liệu trở nên trực quan hơn
Phân loại dữ liệu bằng màu sắc giúp làm nổi bật những ô quan trọng, giúp bạn nhanh chóng xác định và nhóm các thông tin có liên quan. Bên cạnh đó, việc sử dụng các tông màu khác nhau còn hỗ trợ tổ chức dữ liệu theo từng tiêu chí cụ thể, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và nắm bắt thông tin trong bảng tính.
Hỗ trợ chia sẻ và truyền đạt thông tin tốt hơn
Khi làm việc với các trang tính được chia sẻ giữa nhiều người, định dạng có điều kiện sẽ giúp truyền tải thông tin một cách chính xác và rõ ràng. Nhờ sự khác biệt về màu sắc, dữ liệu trở nên nổi bật hơn, giúp người xem nhanh chóng tiếp nhận và sắp xếp thông tin vào từng nhóm cụ thể trong trí nhớ.
Dễ dàng theo dõi sự thay đổi của dữ liệu
Ngoài ra, việc thiết lập quy tắc tự động thay đổi màu sắc ô khi dữ liệu đáp ứng một điều kiện nhất định giúp người dùng theo dõi những biến động trong bảng tính. Điều này giúp phát hiện và xử lý các vấn đề kịp thời, đảm bảo dữ liệu luôn được kiểm soát chặt chẽ.
Tô màu xen kẽ trong Google Sheets bằng tùy chọn “Màu thay thế”
Bước 1: Chọn phạm vi dữ liệu cần áp dụng màu > Vào Format (Định dạng) > Chọn Alternating colors (Màu thay thế).
Bước 2: Lựa chọn một mẫu có sẵn > Nhấn Done (Xong).
Kết quả là các hàng trong bảng sẽ được tô màu luân phiên.
Tô màu xen kẽ trong Google Sheets bằng công thức
Trước khi nhập hàm để tô màu xen kẽ, bạn cần thực hiện cách đổi màu ô trong Google Sheets với các thao tác sau: Chọn vùng dữ liệu cần tô màu > Vào Format (Định dạng) > Chọn Conditional formatting (Định dạng có điều kiện).
Tô màu hàng xen kẽ
Bước 1: Chọn Custom formula is (Công thức tùy chỉnh là) > Nhập công thức: =ISEVEN(ROW())
Bước 2: Chọn màu mong muốn > Nhấn Done.
→ Kết quả: Các hàng sẽ được tô màu luân phiên.
Tô màu hàng theo chu kỳ tùy chỉnh
Bước 1: Nhập hàm đổi màu ô trong Google Sheets với công thức: =MOD(ROW(),5)=0
Bước 2: Chọn màu > Nhấn Done.
→ Kết quả: Màu sẽ được áp dụng cho mỗi 5 dòng. Bạn có thể điều chỉnh con số để thay đổi khoảng cách tô màu.
Tô màu cột xen kẽ
Bước 1: Nhập hàm đổi màu ô trong Google Sheets: =ISEVEN(COLUMN())
Bước 2: Chọn màu mong muốn > Nhấn Done.
→ Kết quả: Các cột sẽ được tô màu so le.
Tô màu cột theo chu kỳ tùy chỉnh
Bước 1: Nhập công thức hàm đổi màu ô trong Google Sheets: =MOD(COLUMN(),3)=0
Bước 2: Chọn màu > Nhấn Done.
→ Kết quả: Cứ 3 cột màu sẽ xuất hiện một lần. Bạn có thể thay đổi số cột được tô theo ý muốn.
Một số câu hỏi thường gặp
Cách lọc dữ liệu theo màu trong Google Sheets
Bước 1: Chọn phạm vi dữ liệu cần lọc > Nhấp vào biểu tượng Filter (Bộ lọc).
Bước 2: Nhấn vào mũi tên tại tiêu đề cột có màu cần lọc > Chọn Filter by color (Lọc theo màu) > Chọn Fill Color (Màu nền) > Lựa chọn màu muốn lọc.
Cách xóa quy tắc tô màu đã thiết lập
Trường hợp 1: Xóa màu thay thế
Các bước thực hiện giống với hướng dẫn tại mục 2: Chọn phạm vi dữ liệu > Vào Format (Định dạng) > Chọn Alternating colors (Màu thay thế) > Nhấn Remove alternating colors để xóa.
Trường hợp 2: Xóa công thức tùy chỉnh
Thực hiện theo hướng dẫn ở mục 3: Chọn vùng dữ liệu > Vào Format (Định dạng) > Chọn Conditional formatting (Định dạng có điều kiện) > Nhấn vào biểu tượng thùng rác để loại bỏ công thức.
Cách tô màu xen kẽ trong Google Sheets trên thiết bị di động
Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần tô màu > Nhấn vào biểu tượng định dạng (chữ A) ở góc trên bên phải.
Bước 2: Chọn tab Ô (Cell) > Chọn Định dạng có điều kiện hoặc Màu thay thế. Sau đó, thực hiện các bước tương tự như trên máy tính, laptop để hoàn tất.
Tạm kết
Việc sử dụng hàm đổi màu ô trong Google Sheets giúp bạn dễ dàng tổ chức, phân loại và làm nổi bật dữ liệu một cách khoa học. Tùy vào nhu cầu, bạn có thể áp dụng các công thức phù hợp để tự động thay đổi màu ô theo quy tắc nhất định, giúp bảng tính trở nên chuyên nghiệp hơn. Hy vọng với hướng dẫn trên, bạn sẽ tận dụng tốt tính năng này để tối ưu hóa công việc của mình!
Một số mẫu laptop văn phòng giá tốt tại Viettel Store:
Xem thêm:
Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *
Tạo bình luận mới