Tổng hợp các hàm cơ bản trong Excel giúp bạn làm việc hiệu quả

Excel là một công cụ vô cùng quen thuộc với nhân viên văn phòng, hay sinh viên, giúp thực hiện các phép tính, trình bày số liệu,… trên bảng tính dễ dàng và nhanh chóng và dễ dàng. Hãy cùng tổng hợp các hàm cơ bản trong Excel trong bài viết dưới đây để làm chủ công cụ này nhé!

Lưu ý: Những hàm cơ bản trong Excel dưới đây được tổng hợp trên phần mềm Excel 2013. Người dùng có thể sử dụng tương tự với các phiên bản Excel khác như 2007, 2010, 2017, 2020 và phiên bản Microsoft Excel 365.

Các hàm cơ bản trong Excel dùng tính toán Logic

Hàm SUM

Một trong các hàm cơ bản trong Excel đầu tiên phải kể đến là hàm SUM. hàm này được dùng để tính tổng tất cả các số trong một dãy ô. Hàm SUM có nhiệm vụ tính tổng giá trị các số hoặc dãy số trên những ô mà bạn muốn tính.

Cú pháp hàm: =SUM(Number1,Number2,Number3)

Trong đó: Number1, Number2, Number3 chính là giá trị những số hạng cần tính tổng.

Kết quả hàm SUM là tổng giá trị các ô được chọn.

Ví dụ: Tính tổng =SUM(20,40,60) có nghĩa là tổng các số hạng và kết quả 120.

Ví dụ: Tính tổng những dãy số từ A1 đến A3 có cú pháp là =SUM(A1:A3) cho kết quả là 120.

Hàm MIN/MAX

Các hàm cơ bản trong Excel tiếp theo chính là hàm MIN/MAX. Hàm này dùng để tìm ra giá trị nhỏ nhất/lớn nhất trong cả bảng tính hoặc trong một vùng dữ liệu được chọn.

Cú pháp hàm MIN: =MIN(Number1,Number2,…)

Trong đó: Number1,Number2 là những giá trị cần so sánh.

Kết quả hàm trả về sẽ là giá trị nhỏ nhất trong vùng dữ liệu được chọn.

Ví dụ: Giá trị nhỏ nhất trong vùng dữ liệu với công thức =MIN(A2:C5) sẽ nhận được kết quả 25 là giá trị nhỏ nhất cần phải tìm.

Cú pháp hàm MAX: =MAX(Number1,Number2,…)

Trong đó: Number1,Number2 là những giá trị cần so sánh.

Kết quả hàm sẽ trả về giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu được chọn.

Ví dụ: Tìm giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu với công thức =MAX(A2:C5) sẽ có kết quả là 89 là giá trị lớn nhất cần tìm kiếm.

Hàm COUNT/COUNTA

Hàm COUNT

Hàm COUNT được dùng để đếm số lượng các ô có chứa số trong vùng dữ liệu được chọn.

Cú pháp hàm COUNT: =COUNT(Value1,…)

Trong đó: Value1,… là tham chiếu ô hoặc phạm vi dữ liệu muốn đếm số.

Ví dụ: Bạn muốn tìm số lượng mà giá trị trong ô thuộc vùng dữ liệu là số, sẽ có công thức là =COUNT(A2:C5). Kết quả trả về sẽ là tổng số lượng ô có chứa số được chọn.

Hàm COUNTA

Các hàm cơ bản trong Excel tiếp theo là hàm COUNTA được dùng để đếm các ô không trống trong một vùng dữ liệu được chọn nhất định.

Cú pháp hàm COUNTA: =COUNTA(Value1,…)

Trong đó: Value1,… là những ô trong bảng cần đếm hoặc một vùng cần đếm. Số ô tối đa có thể đếm lên đến 255 (với phiên bản Excel từ 2007 về sau) và tối đa 30 (với phiên bản Excel từ 2003 về trước)

Ví dụ: Bạn muốn đếm số lượng ký tự là số trong bảng Excel sẽ có công thức là =COUNTA(A2:C5). Kết quả nhận được là số lượng ô có chứa kí tự hoặc số trong bảng hoặc vùng được chọn.

Hàm ODD/EVEN

Hàm ODD

Hàm ODD là một hàm trả về số đã được làm tròn lên số nguyên lẻ gần nhất.

Cú pháp hàm ODD: =ODD(Number)

Trong đó: Number là giá trị cần làm tròn và bắt buộc phải có (không là ô trống).

Ví dụ: Bạn muốn làm tròn số 4.6 đến số nguyên lẻ gần nhất và kết quả nhận được là 5.

Hàm EVEN

Hàm EVEN là một hàm trả về số được làm tròn lên đến số nguyên chẵn gần nhất.

Cú pháp hàm EVEN: =EVEN(Number)

Trong đó: Number là giá trị cần làm tròn và bắt buộc phải có (không là ô trống).

Ví dụ: Bạn cần làm tròn số 53.4 đến số nguyên chẵn gần nhất sẽ nhận được kết quả là 54.

Hàm AVERAGE

Hàm AVERAGE được dùng để tính trung bình cộng của một dãy số được chọn trong trang tính Excel.

Cú pháp hàm AVERAGE: =AVERAGE(number1,number2,…)

Trong đó:

• number1 (Bắt buộc): Là số thứ nhất, tham chiếu ô hoặc là phạm vi muốn tính trung bình.
• number2,… (Tùy chọn): Là các số, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung muốn tính trung bình, tối đa lên tới 255.

Ví dụ: Tính bạn muốn tính lượng trung bình theo thông tin dưới đây với công thức =AVERAGE(C3:C8) sẽ nhận được kết quả là giá trị trung bình 6 tháng lương.

Hàm PRODUCT

Một trong 10 hàm cơ bản trong Excel dùng để tính toán logic bao gồm hàm PRODUCT. Hàm PRODUCT thực hiện phép nhân các đối số được chọn và trả về kết quả là tích của chúng.

Cú pháp:
=PRODUCT(number1, number2,…)

Trong đó:

• number1 (Bắt buộc): Là số đầu tiên, ô tham chiếu hoặc phạm vi bạn muốn thực hiện phép nhân.
• number2,… (Tùy chọn): Các số, ô tham chiếu hoặc phạm vi bổ sung để tính toán, tối đa có thể nhập 255 đối số.

Hàm NETWORKDAYS

Hàm Networkdays được sử dụng để tính số ngày làm việc, loại bỏ các ngày nghỉ lễ và ngày cuối tuần, bắt đầu từ ngày được chỉ định là start_date và kết thúc tại end_date.

Công thức hàm Networkdays:
=NETWORKDAYS(START_DATE, END_DATE, [HOLIDAYS])

Trong đó:

• NETWORKDAYS: Tên của hàm.
• START_DATE: Ngày bắt đầu, thời điểm khởi động công việc.
• END_DATE: Ngày kết thúc, thời điểm hoàn thành công việc.
• HOLIDAYS: Các ngày nghỉ lễ hoặc ngày không làm việc được loại trừ khỏi khoảng thời gian.

Các hàm cơ bản trong Excel là hàng điều kiện Logic

Hàm COUNTIF

Hàm COUNTIF được dùng để đếm những ô thỏa mãn điều kiện trong một vùng dữ liệu Excel được chọn.

Cú pháp hàm COUNTIF: =COUNTIF(range,criteria)

Trong đó:

• range: Vùng dữ liệu Excel cần đếm.
• criteria: Điều kiện dữ liệu để đếm.

Ví dụ: Bạn có bảng thống kê các mặt hàng và có số lượng tồn. Bạn muốn thống kê xem có bao nhiêu mặt hàng còn tồn trong số 150 sản phẩm, thì cần nhập công thức như sau: =COUNTIF(C2:C11,”>150″). Sau đó, kết quả trả về sẽ là tổng cộng 8 mặt hàng tồn trên 150 sản phẩm.

Hàm IF

Hàm IF sử dụng để kiểm tra dữ liệu thỏa điều kiện được đặt ra và trả về kết quả theo biểu thức logic dạng đúng hoặc sai.

Cú pháp hàm IF: =IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false)

Trong đó:

• Logical_test: Điều kiện kiểm tra.
• Value_if_true: Giá trị trả về nếu dữ liệu thỏa điều kiện
• Value_if_false: Giá trị trả về nếu dữ liệu không thỏa điều kiện.

Lưu ý: Nếu bạn bỏ trống mục Value_if_true và Value_if_false, nếu điều kiện dữ liệu thỏa mãn thì giá trị trả về sẽ là 0 và nếu dữ liệu điều kiện không thỏa thì giá trị trả về sẽ là FALSE.

Ví dụ: Bạn muốn xét học sinh có qua môn không với điều kiện:

• Đạt: Điểm số của học sinh từ 7 trở lên.
• Không đạt: Điểm số của học sinh thấp hơn 7.

Tại ô D2, công thức sẽ là =IF(C2>=7,”Đạt”,”Không Đạt”), và được kết quả bạn nhận được như sau:

Hàm SUMIF

Hàm SUMIF trong Excel được dùng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi đáp ứng các tiêu chí xác định.

Cú pháp hàm SUMIF: =SUMIF(range,criteria,[sum_range])

Trong đó:

• range: Là phạm vi ô dữ liệu muốn đánh giá theo tiêu chí.
• criteria: Tiêu chí dưới dạng số, tham chiếu ô, văn bản, biểu thức hoặc hàm xác định sẽ cộng tại ô nào.
• sum_range: Các ô dữ liệu thực tế để cộng nếu muốn cộng các ô không phải là ô đã xác định trong đối số range. Nếu đối số sum_range bị bỏ qua, công cụ Excel sẽ cộng các ô được xác định trong đối số range.

Ví dụ: Tính tổng số màu cam ở cột A với số lượng xuất hiện tại cột B. Công thức áp dụng như sau: =SUMIF(A1:A8,”cam”,B1:B8)

Hàm OR

Hàm OR là một hàm logic phổ biến trong Excel, dùng để kiểm tra một hoặc nhiều điều kiện và trả về kết quả “TRUE” (đúng) hoặc “FALSE” (sai) tùy thuộc vào kết quả kiểm tra.

• Hàm trả về “TRUE” nếu có ít nhất một điều kiện trong các đầu vào là đúng.
• Ngược lại, kết quả sẽ là “FALSE” khi tất cả các điều kiện đều sai.

Cú pháp:
=OR(logical1, [logical2],…)

Trong đó:

• Logical1: Điều kiện đầu tiên cần kiểm tra (bắt buộc).
• Logical2, Logical3,…: Các điều kiện bổ sung để kiểm tra (tùy chọn).

Mỗi điều kiện phải là một phép so sánh logic như “=” (bằng), “<” (nhỏ hơn), “<=” (nhỏ hơn hoặc bằng), “>” (lớn hơn), “>=” (lớn hơn hoặc bằng), hoặc “<>” (khác).
Điều kiện có thể là số, văn bản, giá trị tham chiếu, công thức, hoặc kiểu dữ liệu Boolean (TRUE/FALSE).

Hàm OR cũng có thể được kết hợp với các hàm khác như AND, IF, VLOOKUP, HLOOKUP,… để đáp ứng các mục đích khác nhau.

Hàm AND

Hàm AND là một hàm logic cơ bản trong Excel, dùng để kiểm tra xem tất cả các điều kiện được cung cấp có đúng hay không. Hàm này thường không được sử dụng riêng lẻ mà thường kết hợp với các hàm khác, đặc biệt là hàm IF, để thực hiện các kiểm nghiệm logic phức tạp.

Cú pháp hàm AND:

=AND(Điều kiện 1, Điều kiện 2,…)

Trong đó:

• Điều kiện 1, Điều kiện 2,…: Các mệnh đề logic cần kiểm tra.

Kết quả của hàm AND:

• TRUE: Nếu tất cả các mệnh đề logic đều đúng.
• FALSE: Nếu bất kỳ mệnh đề logic nào sai.

Các hàm sử dụng trong văn bản

Trong môi trường làm việc văn phòng, Excel thường xuyên được sử dụng để xử lý và quản lý dữ liệu, bao gồm cả dữ liệu dạng văn bản. Dưới đây là các hàm trong Excel phổ biến hỗ trợ làm việc với văn bản:

Hàm LEFT/RIGHT/MID

Hàm LEFT

Hàm LEFT được sử dụng để trích xuất một phần của chuỗi văn bản từ bên trái, theo số ký tự mà người dùng chỉ định.

Cú pháp:
=LEFT(text, [num_chars])

Trong đó:

• text: Chuỗi văn bản chứa ký tự mà bạn muốn lấy ra.
• num_chars: Số lượng ký tự mà hàm LEFT sẽ trích xuất từ bên trái.

Ví dụ: Trong bảng dưới đây, sử dụng hàm LEFT để lấy 3 ký tự đầu tiên trong ô B2. Nhập công thức =LEFT(B3,3), nhấn Enter để có kết quả như trong hình.

Hàm RIGHT

Hàm RIGHT cho phép bạn lấy một số ký tự từ cuối chuỗi văn bản mà người dùng chỉ định.

Cú pháp:
=RIGHT(text, [num_chars])

Trong đó:

• text: Chuỗi văn bản có chứa các ký tự bạn muốn lấy.
• num_chars: Số lượng ký tự từ phía bên phải mà bạn muốn trích xuất.

Ví dụ: Trong bảng dưới đây, hàm RIGHT được dùng để lấy 7 ký tự cuối cùng tại ô B2. Nhập công thức =RIGHT(B3,7), nhấn Enter và bạn sẽ thấy kết quả như hình.

Hàm MID

Hàm MID giúp trích xuất một phần cụ thể trong chuỗi văn bản, bắt đầu từ vị trí chỉ định và lấy số ký tự mà bạn yêu cầu.

Cú pháp:
=MID(text, start_num, num_chars)

Trong đó:

• text: Chuỗi văn bản có chứa các ký tự cần trích xuất.
• start_num: Vị trí bắt đầu của ký tự đầu tiên mà bạn muốn lấy trong chuỗi.
• num_chars: Số lượng ký tự cần trích xuất từ vị trí đã chỉ định.

Ví dụ: Trong bảng dưới đây, sử dụng hàm MID để lấy 7 ký tự từ ô B2 bắt đầu từ vị trí thứ 3. Nhập công thức =MID(B3,3,7), nhấn Enter và bạn sẽ nhận được kết quả “ạm Văn”.

Hàm CONCAT

Hàm CONCAT được sử dụng để kết hợp hai hoặc nhiều chuỗi văn bản thành một chuỗi duy nhất.

Cú pháp: =IF(Logical_test; Value_if_true; Value_if_false)

Trong đó:

• Logical_test: Điều kiện cần kiểm tra.
• Value_if_true: Giá trị trả về khi điều kiện đúng.
• Value_if_false: Giá trị trả về khi điều kiện sai.

Lưu ý: Nếu bạn không nhập giá trị cho Value_if_true và Value_if_false, nếu điều kiện đúng, giá trị trả về sẽ là 0, và nếu điều kiện sai, giá trị trả về sẽ là FALSE.

Hàm CONCATENATE

Hàm CONCATENATE (hoặc CONCAT) là một trong các hàm xử lý văn bản, giúp nối các ký tự hoặc chuỗi văn bản khác nhau vào một ô duy nhất.

Cú pháp của hàm CONCAT/CONCATENATE:

=CONCATENATE(text1, text2,…)

Trong đó, text1, text2,… là các chuỗi văn bản, tham chiếu ô hoặc giá trị được tính toán trong công thức.

Lưu ý:

• Sử dụng dấu phẩy (,) để phân cách các đối số text1, text2,…
• Để chuỗi văn bản được nối đúng, cần đặt chuỗi ký tự trong dấu ngoặc kép (“).
• Bạn có thể nối tối đa 255 chuỗi, tương đương 8.192 ký tự trong một công thức CONCATENATE.
• Kết quả trả về của hàm CONCATENATE luôn là một chuỗi văn bản, dù kết quả hiển thị có thể giống một con số.
• Hàm CONCATENATE không hỗ trợ mảng, bạn cần liệt kê các đối số riêng lẻ và phân cách chúng bằng dấu phẩy.

Các hàm cơ bản trong Excel dùng chỉnh ngày tháng

Trong Excel, có một số hàm phổ biến giúp xử lý dữ liệu ngày tháng, hỗ trợ người dùng tính toán và quản lý thời gian một cách hiệu quả. Dưới đây là các hàm trong Excel thông dụng liên quan đến ngày tháng:

Hàm NOW

Hàm NOW trong Excel được sử dụng để hiển thị ngày và giờ hiện tại trên hệ thống của bạn, hoặc có thể sử dụng trong các phép tính liên quan đến ngày giờ và tự động cập nhật mỗi khi trang tính được mở lại.

Công thức:
=NOW()

Ví dụ:

• =NOW() sẽ trả về ngày và giờ hiện tại trên hệ thống của bạn.
• =NOW()+7 sẽ trả về ngày và giờ sau 7 ngày tính từ thời điểm hiện tại.

Hàm DATE

Hàm DATE trong Excel được sử dụng để trả về giá trị số cho một ngày cụ thể.

Cú pháp:
=DATE(Year, Month, Day)

Trong đó:

• Year: Xác định năm. Excel sẽ hiểu giá trị này theo cách thức thiết lập ngày tháng trên máy tính của bạn.
• Month: Xác định tháng. Đây là một số nguyên từ 1 đến 12 đại diện cho các tháng trong năm.
• Day: Xác định ngày. Đây là một số nguyên cho biết ngày trong tháng.

Hàm TIME

Hàm TIME trong Excel được sử dụng để trả về giá trị số thập phân tương ứng với một thời gian cụ thể, bao gồm giờ, phút và giây.

Cú pháp:
=TIME(hour, minute, second)

Thành phần:

• Giờ: Giá trị giờ muốn chuyển đổi thành số thập phân, từ 0 đến 32767. Nếu giá trị giờ lớn hơn 23, nó sẽ được chia cho 24, và phần dư sẽ được xem như giờ.
• Phút: Giá trị phút muốn chuyển đổi, từ 0 đến 32767. Nếu vượt quá 59, giá trị này sẽ được chuyển thành giờ, phút và giây.
• Giây: Giá trị giây muốn chuyển thành số thập phân, từ 0 đến 32767.

Lưu ý: Giá trị thời gian sẽ được biểu thị dưới dạng số thập phân. Ví dụ, giá trị 0.5 tương ứng với 12 giờ, còn 1 là một ngày đầy đủ.

Các hàm cơ bản trong Excel dùng tra cứu dữ liệu

Hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP trong Excel được dùng để tra cứu và tìm kiếm dữ liệu trong một bảng hoặc phạm vi theo chiều dọc, sau đó trả về giá trị tương ứng từ một cột khác.

Công thức:
=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, Range_lookup)

Các tham số:

• Lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm, có thể là giá trị trực tiếp hoặc tham chiếu đến ô trong bảng tính.
• Table_array: Phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm.
• Col_index_num: Số thứ tự của cột chứa dữ liệu bạn muốn tra cứu, tính từ trái qua phải.
• Range_lookup: Xác định loại tìm kiếm trong bảng, mặc định là 1 nếu bỏ qua:
  • 1 (TRUE): Tìm kiếm gần đúng.
  • 0 (FALSE): Tìm kiếm chính xác.

Hàm INDEX

Hàm INDEX trong Excel được sử dụng để trả về giá trị hoặc tham chiếu đến một phần tử trong bảng hoặc phạm vi dữ liệu, dựa trên chỉ số dòng và cột mà bạn chỉ định.

Công thức hàm INDEX:
=INDEX(array, row_num, column_num)

Giải thích các tham số:

• array: Phạm vi dữ liệu hoặc bảng mà bạn muốn lấy giá trị.
• row_num: Số dòng trong phạm vi mà bạn muốn lấy giá trị.
• column_num: Số cột trong phạm vi mà bạn muốn lấy giá trị (tùy chọn, nếu phạm vi có nhiều cột).

Hàm MATCH

Hàm MATCH trong Excel được sử dụng để tìm kiếm một giá trị trong một dãy hoặc mảng và trả về vị trí tương đối của giá trị đó trong dãy.

Công thức hàm MATCH:
=MATCH(Lookup_value, Lookup_array, Match_type)

Giải thích các tham số:

• Lookup_value: Giá trị mà bạn muốn tìm kiếm trong mảng hoặc dãy.
• Lookup_array: Phạm vi dữ liệu (dãy ô) nơi bạn muốn tìm kiếm giá trị.
• Match_type: Xác định cách thức so khớp giá trị tìm kiếm:
  • 1 (hoặc bỏ qua): Tìm kiếm giá trị gần nhất nhỏ hơn hoặc bằng giá trị tìm kiếm, và dãy phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
  • 0: Tìm kiếm chính xác giá trị.
  • -1: Tìm kiếm giá trị gần nhất lớn hơn hoặc bằng giá trị tìm kiếm, và dãy phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.

Hàm HLOOKUP

Hàm HLOOKUP trong Excel được sử dụng để tìm kiếm một giá trị trong dòng đầu tiên của một bảng hoặc phạm vi và trả về kết quả tương ứng từ một dòng khác trong bảng.

Công thức hàm HLOOKUP:
=HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num, Range_lookup)

Giải thích các tham số:

• Lookup_value: Giá trị mà bạn muốn tìm kiếm trong dòng đầu tiên của bảng.
• Table_array: Phạm vi bảng mà bạn muốn tìm kiếm giá trị.
• Row_index_num: Chỉ số hàng trong bảng mà bạn muốn trả về kết quả từ đó (hàng đầu tiên là 1, hàng thứ hai là 2, v.v.).
• Range_lookup: Xác định loại tìm kiếm:
  • TRUE hoặc bỏ qua: Tìm kiếm giá trị gần nhất, yêu cầu dữ liệu trong dòng đầu tiên được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
  • FALSE: Tìm kiếm chính xác giá trị.

Hàm CHOOSE

Hàm CHOOSE trong Excel giúp bạn chọn một giá trị từ một danh sách dựa trên chỉ số mà bạn chỉ định. Hàm này rất hữu ích khi bạn cần lựa chọn một giá trị cụ thể từ một tập hợp các giá trị dựa trên một chỉ số.

Cú pháp:

=CHOOSE(index_num, value1, value2, …)

Tham số:

• index_num: (Bắt buộc) Là một số nguyên xác định vị trí của giá trị bạn muốn chọn từ danh sách. Giá trị này phải nằm trong khoảng từ 1 đến số lượng các giá trị mà bạn cung cấp.
• value1, value2, …: (Bắt buộc) Là danh sách các giá trị bạn muốn chọn từ. Danh sách này có thể bao gồm các số, văn bản, giá trị logic hoặc tham chiếu ô.

Trên đây là tổng hợp các hàm cơ bản trong Excel được sử dụng phổ biến nhất. Mong rằng những thông tin chia sẻ có thể giúp ích cho người dùng trong quá trình sử dụng công cụ Excel. Chúc bạn áp dụng thành công những hàm này và giúp ích cho công việc, học tập của mình nhé!

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM:

• 5 cách đánh số thứ tự trong Excel cực đơn giản
• Hướng dẫn đổi số thành chữ trong Excel từ A-Z