Tổng hợp các hàm Excel thường dùng trong văn phòng

Excel là một công cụ mạnh mẽ, đặc biệt trong môi trường văn phòng, nhờ vào khả năng xử lý và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Các hàm Excel giúp thực hiện các phép tính phức tạp mà việc làm thủ công không thể thực hiện được, với tên gọi phản ánh chức năng sử dụng của chúng. Dưới đây là các hàm Excel thường dùng trong văn phòng phổ biến mà người dùng thường xuyên áp dụng trong công việc.

Hàm SUM

Một trong các hàm Excel thường dùng trong văn phòng gần gũi nhất với người dùng Excel trong văn phòng là hàm SUM. Hàm này dùng để tính tổng của một dãy số hoặc một vùng dữ liệu. Đây là một trong những hàm cơ bản nhưng vô cùng hữu ích, đặc biệt khi tổng hợp dữ liệu tài chính, báo cáo doanh thu hoặc các dữ liệu số khác. Sử dụng hàm SUM giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót khi làm việc với số liệu lớn.

• Cú pháp: =SUM(number1, [number2], …)
• Ví dụ: Để tính tổng doanh thu từ ô A1 đến A10, bạn nhập công thức: =SUM(A1:A10). Hàm SUM sẽ cộng tất cả giá trị trong dãy từ A1 đến A10 và trả về tổng số.

Hàm AVERAGE

Hàm AVERAGE được sử dụng để tính giá trị trung bình của một dãy số hoặc phạm vi ô, giúp người sử dụng hiểu rõ hơn về các dữ liệu như hiệu suất công việc, điểm số hoặc doanh thu. Đây là công cụ quan trọng trong việc phân tích dữ liệu và xây dựng các chiến lược hoạt động dựa trên kết quả thực tế.

• Cú pháp: =AVERAGE(number1, [number2], …)
• Ví dụ: Để tính điểm trung bình của học sinh từ ô B1 đến B10, bạn nhập công thức: =AVERAGE(B1:B10)
• Hàm AVERAGE sẽ tính toán điểm trung bình, giúp bạn đánh giá tổng thể thành tích của học sinh.

Hàm COUNT

Hàm COUNT giúp đếm số lượng ô chứa dữ liệu số trong một phạm vi. Hàm này hữu ích khi cần kiểm tra số lượng mục nhập, phát hiện các ô trống hoặc lỗi nhập liệu, hỗ trợ quá trình tổng hợp dữ liệu cho báo cáo.

• Cú pháp: =COUNT(value1, [value2], …)
• Ví dụ: Để đếm số ngày có doanh thu từ ô C1 đến C30, bạn sử dụng công thức: =COUNT(C1:C30)
• Hàm COUNT sẽ đếm số ô chứa dữ liệu số, giúp bạn theo dõi và phân tích kết quả bán hàng hiệu quả.

Hàm COUNTIF

Hàm COUNTIF được sử dụng để đếm số lượng ô thỏa mãn một điều kiện hoặc nằm trong một phạm vi giá trị nhất định. Việc sử dụng COUNTIF dễ dàng hơn rất nhiều so với việc đếm thủ công.

• Cú pháp: =COUNTIF(range, criteria). Trong đó: range là vùng dữ liệu cần đếm và criteria là điều kiện để đếm.
• Ví dụ: Để đếm số mặt hàng có tồn kho lớn hơn 100 sản phẩm, bạn có thể sử dụng công thức: =COUNTIF(C2:C11, “>100”).

Hàm CHOOSE

Hàm CHOOSE trong Excel trả về một giá trị từ một danh sách tùy thuộc vào chỉ mục hoặc vị trí đã được chỉ định.

• Cú pháp: =CHOOSE(index_num, value1, value2, …). Ở đây: index_num là chỉ số để chọn; value1 là giá trị đầu tiên trong danh sách, value2 là giá trị thứ hai, và có thể thêm nhiều giá trị khác.
• Ví dụ: =CHOOSE(2, “red”, “blue”, “green”) sẽ trả về “blue” vì “blue” là giá trị đứng thứ hai trong danh sách.

Hàm IF

Hàm IF thực hiện phép toán điều kiện, cho phép kiểm tra một điều kiện và trả về giá trị khác nhau tùy thuộc vào việc điều kiện có đúng hay không. Hàm này hỗ trợ phân loại, ra quyết định tự động và điều chỉnh báo cáo theo các tiêu chí nhất định, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác.

• Cú pháp: =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
• Ví dụ: Để kiểm tra xem điểm số trong ô D1 có vượt qua 60 hay không, bạn sử dụng công thức: =IF(D1 > 60, “Đạt”, “Không đạt”).
• Nếu điểm trong D1 lớn hơn 60, hàm trả về “Đạt”, ngược lại sẽ trả về “Không đạt”.

Hàm MATCH

Hàm MATCH giúp tìm kiếm một giá trị trong phạm vi dữ liệu và trả về vị trí của giá trị đó. Hàm này rất hữu ích để xác định vị trí của một giá trị trong danh sách, thường được kết hợp với hàm INDEX để tạo ra các phép tra cứu phức tạp và hỗ trợ phân tích dữ liệu.

• Cú pháp: =MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])
• Ví dụ: Để tìm vị trí của “Sản phẩm Y” trong cột từ A1 đến A10, bạn sử dụng công thức: =MATCH(“Sản phẩm Y”, A1:A10, 0).
• Hàm MATCH sẽ trả về vị trí của “Sản phẩm Y” trong phạm vi, giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm và phân tích dữ liệu.

Hàm SUMIF / SUMIFS

Hàm SUMIF và SUMIFS cho phép tính tổng các giá trị dựa trên một hoặc nhiều điều kiện nhất định. Trong khi SUMIF chỉ áp dụng cho một điều kiện, thì SUMIFS có thể xử lý nhiều điều kiện cùng lúc, rất hữu ích khi phân tích dữ liệu có yêu cầu cụ thể, như tính tổng doanh thu theo khu vực, sản phẩm hoặc thời gian.

• Cú pháp: =SUMIF(range, criteria, [sum_range]) hoặc =SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)
• Ví dụ:

• Để tính tổng doanh thu cho sản phẩm “Sản phẩm X” trong phạm vi ô A1 và doanh thu tương ứng trong B1:B10, bạn sử dụng công thức: =SUMIF(A1:A10, “Sản phẩm X”, B1:B10).
• Để tính tổng doanh thu cho “Sản phẩm X” trong năm 2024, với điều kiện năm được lưu trong cột C, công thức sẽ là: =SUMIFS(B1:B10, A1:A10, “Sản phẩm X”, C1:C10, “2024”).

Hàm TEXT

Hàm TEXT giúp chuyển đổi giá trị số hoặc ngày tháng thành chuỗi văn bản với định dạng cụ thể, cho phép bạn dễ dàng định dạng dữ liệu số hoặc ngày tháng theo yêu cầu của mình.

• Cú pháp: =TEXT(value, format_text)
• Ví dụ: Để hiển thị số tiền trong ô A1 theo dạng tiền tệ, bạn sử dụng công thức: =TEXT(A1, “$#,##0.00”).
• Hàm TEXT sẽ chuyển giá trị số thành chuỗi văn bản có định dạng tiền tệ, giúp bạn trình bày thông tin tài chính một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.

Tạm kết

Việc nắm vững và áp dụng các hàm Excel thường dùng trong văn phòng trong Excel là một kỹ năng quan trọng giúp bạn xử lý các phép toán và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc. Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về các hàm cơ bản trong Excel và cách áp dụng chúng trong công việc.

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách tạo QR code hàng loạt trong Excel nhanh, đơn giản
• Compatibility Mode là gì? Cách tắt chế độ Compatibility Mode trong Word và Excel