Hàm IF trong Google Sheet: Hướng dẫn chi tiết và ứng dụng thực tế

Google Sheets là lựa chọn miễn phí phổ biến để thay thế Microsoft Excel trên máy tính/laptop, đặc biệt là trong công việc văn phòng khi thực hiện các dạng bảng tính. Khi làm việc với dữ liệu trong bảng tính, việc so sánh các đối tượng là rất cần thiết để tạo ra các thống kê chính xác. Hàm IF trong Google Sheets là một công cụ vô cùng phổ biến, giúp bạn thực hiện việc so sánh các điều kiện một cách dễ dàng. Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm IF, hãy tham khảo bài viết dưới đây!

Hàm IF là gì? Ứng dụng của hàm IF trong Google Sheets

Khái niệm hàm IF 

Hàm IF trong Google Sheets là một hàm quan trọng thường được sử dụng trong việc phân tích và thống kê dữ liệu. Hàm này giúp bạn so sánh các giá trị và trả về một trong hai kết quả: Một kết quả cho trường hợp điều kiện đúng, và một kết quả khác cho trường hợp điều kiện sai.

Công thức của hàm IF 

Cú pháp hàm:

=IF(biểu_thức_logic; giá_trị_nếu_đúng; giá_trị_nếu_sai)

Trong đó:

• biểu_thức_logic: Là biểu thức so sánh, tức là điều kiện cần kiểm tra.
• giá_trị_nếu_đúng: Là giá trị sẽ được trả về nếu điều kiện được xác nhận là đúng.
• giá_trị_nếu_sai: Là giá trị trả về nếu điều kiện không được thỏa mãn.

Ví dụ về hàm IF 

Giả sử bạn có bảng dữ liệu với các cột HỌ VÀ TÊN, LỚP, TOÁN, LÝ, HÓA, ĐIỂM TB, KẾT QUẢ. Để xác định kết quả “đậu” hoặc “rớt” của từng học sinh, nếu điểm trung bình từ 5 trở lên là “đậu”, bạn có thể sử dụng công thức:

=IF(F2>=5;”Đậu”;”Rớt”)

Giải thích: Nếu giá trị trong ô F2 lớn hơn hoặc bằng 5, kết quả sẽ là “Đậu”, còn nếu nhỏ hơn 5, kết quả sẽ là “Rớt”.

Ứng dụng của hàm IF 

Hàm IF giúp bạn so sánh các giá trị và đưa ra kết quả dựa trên các điều kiện đã được thiết lập. Hàm IF nhiều điều kiện trong Google Sheet thường được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như quản lý doanh nghiệp, giáo dục, và nhiều lĩnh vực khác.

Hướng dẫn cách dùng hàm IF trong Google Sheets

Các ứng dụng cơ bản của hàm IF

Kiểm tra một điều kiện đơn giản

Công thức:
=IF(F2>=5;”Đậu”;”Rớt”)

Ý nghĩa: Xác định học sinh đậu hay rớt dựa trên điểm trung bình.

Giải thích: So sánh nếu giá trị trong ô F2 từ 5 trở lên, kết quả trả về là “Đậu”, ngược lại là “Rớt”.

Kiểm tra nhiều điều kiện

Công thức:
=IF(F3>=8;”Giỏi”;IF(F3>=6,5;”Khá”;”Trung bình”))

Ý nghĩa: Phân loại học sinh dựa vào điểm trung bình.

Giải thích: Nếu điểm trong F3 lớn hơn hoặc bằng 8, học sinh được xếp loại “Giỏi”. Nếu không, kiểm tra tiếp; nếu lớn hơn hoặc bằng 6.5, xếp loại “Khá”; các trường hợp còn lại là “Trung bình”.

Kết hợp hàm IF với các hàm khác

Kết hợp với hàm COUNTIF

Công thức:
=IF(COUNTIF($F$12:$G$13;G2);F2+1;F2)

Ý nghĩa: Cộng thêm 1 điểm cho học sinh thuộc vùng được hưởng ưu đãi.

Giải thích: Nếu địa chỉ của học sinh (ô G2) nằm trong danh sách vùng ưu tiên ($F$12:$G$13), cộng thêm 1 điểm vào giá trị hiện tại trong F2. Nếu không, giữ nguyên.

Kết hợp với hàm INDEX và MATCH

Công thức:
=IF(INDEX($F$2:$F$9;MATCH(A2;$A$2:$A$9;0))>=8;”Có”;”Không”)

Ý nghĩa: Kiểm tra học sinh nào đủ điều kiện nhận thưởng.

Giải thích: Sử dụng hàm INDEX và MATCH để tìm điểm trung bình của học sinh. Sau đó dùng hàm IF để kiểm tra nếu điểm từ 8 trở lên, trả về “Có”, ngược lại là “Không”.

Kết hợp với hàm SUM

Công thức:
=IF(B2=12;SUM(C2:E2);””)

Ý nghĩa: Tính tổng điểm ba môn học của học sinh lớp 12.

Giải thích: Nếu giá trị trong ô B2 bằng 12, công thức sẽ tính tổng điểm Toán, Lý, Hóa từ các ô C2, D2 và E2. Nếu không, ô sẽ để trống.

Kết hợp với hàm LEFT, RIGHT, MID

Kết hợp với hàm LEFT

Công thức:
=IF(LEFT(G2;1)=”R”;G2;””)

Ý nghĩa: Lọc danh sách học sinh có kết quả là Rớt.

Giải thích: Nếu ký tự đầu tiên trong cột KẾT QUẢ (G2) là “R”, giá trị của ô đó sẽ được giữ lại, nếu không sẽ để trống.

Kết hợp với hàm RIGHT

Công thức:
=IF(RIGHT(I4;1)=”á”;F4;””)

Ý nghĩa: Lấy điểm trung bình của học sinh xếp loại Khá.

Giải thích: Kiểm tra ký tự cuối cùng trong cột XẾP LOẠI (I4). Nếu ký tự là “á”, giá trị điểm trung bình ở cột F4 sẽ được trả về. Nếu không, ô sẽ để trống.

Kết hợp với hàm MID

Công thức:
=IF(MID(B3;2;1)=”1″;A3;””)

Ý nghĩa: Tìm danh sách học sinh thuộc lớp 11.

Giải thích: Sử dụng hàm MID để lấy ký tự thứ hai trong ô B3. Nếu ký tự này là “1”, công thức sẽ trả về tên học sinh từ ô A3. Nếu không, để trống ô đó.

Kết hợp với hàm IMPORTRANGE

Công thức:
=IF(B8=”LT”;IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1YXrSIcoV88r_2Ao7_sNeROj3b_QoPSbMsvidyEUIJSA/edit#gid=0″;”KQ!$A$1:$G$9″);””)

Ý nghĩa: Lấy bảng kết quả của học sinh là lớp trưởng (LT) từ một tệp khác.

Giải thích: Nếu ô B8 có giá trị là “LT”, công thức sẽ sử dụng hàm IMPORTRANGE để nhập dữ liệu từ dải ô A1:G9 trong một Google Sheet khác vào bảng hiện tại. Nếu không, ô sẽ để trống.

Kết hợp với hàm VLOOKUP

Công thức:
=IF(F2>=VLOOKUP(G2;$F$11:$H$14;2;0);VLOOKUP(G2;$F$11:$H$14;3;0);0)

Ý nghĩa: Hàm VLOOKUP trong GG Sheet Xác định số lượng tập thưởng cho học sinh dựa trên điểm trung bình và xếp loại.

Giải thích:

• Sử dụng hàm VLOOKUP để tra cứu điểm trung bình và mức thưởng tương ứng trong bảng $F$11:$H$14.
• Nếu học sinh xếp loại Giỏi với điểm trung bình từ 8 trở lên, sẽ nhận 20 quyển tập.
• Nếu xếp loại Khá với điểm trung bình từ 6.5 trở lên, sẽ nhận 10 quyển tập.
• Nếu xếp loại Trung bình với điểm từ 5 trở lên, sẽ nhận 2 quyển tập.
• Các trường hợp khác trả về giá trị 0.

Kết hợp với hàm ISNA và VLOOKUP

Công thức:
=IF(ISNA(VLOOKUP(G2;$G$11:$H$13;2;0));”Không có”;VLOOKUP(G2;$G$11:$H$13;2;0))

Ý nghĩa: Hiển thị thông tin tiền thưởng học bổng của học sinh.

Giải thích:

• Hàm VLOOKUP được sử dụng để tra cứu giá trị học bổng theo xếp loại trong dải ô G11:H13.
• Hàm ISNA kiểm tra xem kết quả trả về từ VLOOKUP có bị lỗi #N/A hay không.
• Nếu có lỗi #N/A, kết quả sẽ hiển thị “Không có”; ngược lại, giá trị học bổng sẽ được hiển thị.

Kết hợp với hàm ISBLANK

Công thức:
=IF(ISBLANK(G2);”Được”;”Không”)

Ý nghĩa: Xác định học sinh có được lên lớp hay không.

Giải thích: Hàm ISBLANK kiểm tra ô G2 để xem có trống không. Nếu ô trống, học sinh được phép lên lớp; ngược lại, kết quả là “Không”.

Kết hợp với hàm AND và OR

Hàm AND

Công thức:
=IF(AND(D2>=8;E2>=8);300000;0)

Ý nghĩa: Nhận thưởng khi cả hai môn Lý và Hóa đều đạt điểm từ 8 trở lên.

Giải thích: Nếu điểm môn Lý và môn Hóa cùng lớn hơn hoặc bằng 8, học sinh sẽ được thưởng 300.000. Trường hợp khác sẽ nhận giá trị 0.

Hàm OR

Công thức:
=IF(OR(D2>=8;E2>=8);100000;0)

Ý nghĩa: Nhận thưởng khi ít nhất một trong hai môn Lý hoặc Hóa đạt từ 8 điểm trở lên.

Giải thích: Nếu điểm môn Lý hoặc môn Hóa lớn hơn hoặc bằng 8, học sinh sẽ nhận 100.000. Nếu không, kết quả trả về là 0.

Kết hợp với hàm QUERY

Công thức:
=ARRAYFORMULA(IF(QUERY(A2:F9;”SELECT C”) >= 7; 250000; 0))

Ý nghĩa: Thưởng khi môn Toán có điểm lớn hơn hoặc bằng 7.

Giải thích:

• Hàm QUERY lấy điểm từ cột C (môn Toán) trong phạm vi A2:F9.
• Nếu điểm môn Toán đạt từ 7 trở lên, học sinh sẽ nhận được 250.000, ngược lại là 0.
• Hàm ARRAYFORMULA được dùng để áp dụng công thức cho toàn bộ dải ô từ G3 đến G9.

Kết hợp với hàm MAX

Công thức:
=MAX(ARRAYFORMULA(IF(($B$2:$B$9=H2);$F$2:$F$9)))

Ý nghĩa: Lấy điểm trung bình cao nhất của các học sinh thuộc lớp 10, 11 hoặc 12.

Giải thích:

• Hàm MAX tìm giá trị cao nhất từ một mảng kết quả.
• Hàm IF lọc dữ liệu trong dải B2:B9, chỉ giữ lại điểm trung bình của học sinh thuộc lớp cần kiểm tra.
• Giá trị điểm trung bình cao nhất được lấy từ cột F2:F9.

Kết hợp với hàm ISERROR

Công thức:
=IF(ISERROR(F2/G2);A2;””)

Ý nghĩa: Xác định học sinh có điểm trung bình lần 1 bằng 0.

Giải thích:

• Công thức chia điểm trung bình lần 2 cho lần 1 (F2/G2).
• Hàm ISERROR kiểm tra nếu phép tính gặp lỗi (do điểm lần 1 bằng 0).
• Khi lỗi xảy ra, tên học sinh từ cột A2 sẽ được hiển thị. Ngược lại, ô sẽ để trống.

Cách sử dụng hàm IF trong các phép so sánh số học

Loại so sánh	Ký hiệu	Ví dụ	Ý nghĩa
Lớn hơn	>	=IF(A5>2;”T”;””)	Nếu giá trị trong ô A5 lớn hơn 2, hàm trả về “T”, nếu không thì để trống.
Nhỏ hơn	<	=IF(A5<2;”T”;”F”)	Khi A5 nhỏ hơn 2, kết quả sẽ là “T”, ngược lại sẽ là “F”.
Bằng	=	=IF(A5=2;”T”;0)	Nếu A5 bằng 2, hàm sẽ trả về “T”, nếu khác thì trả về số 0.
Khác	<>	=IF(A5<>2;”T”;”F”)	Trường hợp A5 khác 2, hàm trả về “T”, còn không thì sẽ nhận giá trị “F”.
Lớn hơn hoặc bằng	>=	=IF(A5>=2;”T”;”F”)	Nếu A5 lớn hơn hoặc bằng 2, trả về “T”, nếu không sẽ là “F”.
Nhỏ hơn hoặc bằng	<=	=IF(A5<=2;”T”;”F”)	Khi A5 nhỏ hơn hoặc bằng 2, trả về “T”, nếu không thì giá trị sẽ là “F”.

Các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF

Lỗi #ERROR!

Xuất hiện khi công thức có cú pháp sai.

Cách sửa: Kiểm tra lại dấu hoặc định dạng nhập. Ví dụ, thay vì sử dụng dấu chấm (.), cần chuyển sang dấu phẩy (,) trong các tham số.

Lỗi #NAME?

Lỗi #NAME? xảy ra khi tên hàm được nhập không đúng.

Cách xử lý: Quan sát hình minh họa bên dưới, có thể thấy tên hàm IF bị viết sai chính tả thành “IFF”. Để khắc phục, chỉ cần sửa lại đúng tên hàm là “IF”.

Một số lưu ý khi sử dụng hàm IF trong Google Sheet

Câu1: Khi không điền giá trị trả về

Nếu không chỉ định giá trị cho đối số thứ ba trong hàm, khi điều kiện không thỏa mãn, hàm sẽ trả về FALSE.

Ví dụ:

=IF(2>1;”Đúng”): Kiểm tra 2 có lớn hơn 1 không, hàm trả về “Đúng”.

=IF(1>2;”Đúng”): Vì điều kiện không đúng và không có giá trị trả về khi sai, kết quả là FALSE.

Câu 2: Không phân biệt chữ hoa hay chữ thường

Hàm IF không phân biệt chữ viết hoa hoặc viết thường khi nhập dữ liệu.

Ví dụ: =IF(A5=”abc”;”T”;”F”) sẽ cho kết quả giống với =IF(A5=”ABC”;”T”;”F”).

Kết luận

Hàm IF trong Google Sheet là công cụ mạnh mẽ, giúp bạn thực hiện các phép so sánh logic một cách linh hoạt và chính xác. Nắm vững cách sử dụng hàm IF sẽ giúp bạn tối ưu hóa công việc, tiết kiệm thời gian và xử lý dữ liệu hiệu quả hơn. Hãy thực hành thường xuyên để tận dụng tối đa tiềm năng của hàm này!

Xem thêm:

• Cách sử dụng hàm SUM trong Google Sheets để tính tổng các đối số
• Pivot Table là gì? Cách sử dụng hàm thống kê Pivot Table trong Google Sheet chi tiết