Ngoài những tính năng quen thuộc mà hầu người dùng nào cũng biết như chức năng trộn thư (mail merge), các công cụ vẽ (drawing tool), các tùy chọn định dạng phông chữ (font formatting)… Microsoft Word còn nhiều tính năng thú vị hơn nữa. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu một số tính năng hữu ích trên Microsoft Word có thể bạn chưa biết.
Một số tính năng hữu ích trên Microsoft Word
Tiết kiệm thời gian với Researcher - tính năng hữu ích trên Microsoft Word
Một trong những tính năng hữu ích trên Microsoft Word có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, đó là Reasearcher. Để truy cập công cụ này, bạn chọn thẻ References và sau đó bấm nút Research nằm trong nhóm Research.
Từ khung Reasearcher hiện ra ở bên phải, bạn nhập từ khóa vào ô tìm kiếm và nhấn Enter. Các kết quả tìm kiếm từ Bing sẽ ngay lập tức hiện ra bên dưới.
Bạn có thể chọn xem một kết quả bất kỳ từ khung này. Bạn cũng có thể nhấn nút hình dấu cộng ở góc trên, bên phải để thêm nội dung đó vào tài liệu dưới dạng một tiêu đề lớn (heading) kèm theo đường dẫn đến nguồn dữ liệu trong phần bình luận.
Tiết kiệm thời gian với Researcher
Khi xem nội dung từ một kết quả nào đó, bạn có thể chọn văn bản trong đó và:
- Chọn Add để chỉ thêm đoạn văn bản đó vào tài liệu.
- Chọn Add and Cite để vừa thêm văn bản vừa thêm nguồn trích dẫn.
- Chọn See all images để mở thư viện ảnh. Bấm nút hình dấu cộng để chèn ảnh vào tài liệu.
Chèn video trực tuyến
Giờ đây Word đã có chức năng cho phép chèn video trực tuyến giúp bài viết trở nên sinh động và trực quan hơn.
Chọn thẻ Insert, và bên dưới mục Media trên thanh ribbon, chọn Online Video. Sau đó, bạn sẽ thấy 3 tùy chọn cho việc chèn video. Bạn có thể tìm kiếm video trên Bing, YouTube, hoặc có thể chèn video từ mã nhúng (embed code)
Giờ đây Word đã có chức năng cho phép chèn video trực tuyến
Hãy sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm video, khi bạn đã tìm thấy video bạn muốn, chọn nó và nhấn nút Insert. Nếu bạn dán mã nhúng vào hộp thoại, đoạn video sẽ xuất hiện ngay tại vị trí bạn dán mã nhúng. Bạn sau đó có thể di chuyển, thay đổi kích thước, hoặc xoay nó.
Sử dụng Accessibility Checker
Một ứng dụng hay giúp tài liệu của bạn có thể tiếp cận được với người khuyết tật. Công cụ này sẽ dò tìm các vấn đề về khả năng tiếp cận (accessibility issues) trên tài liệu Word của bạn. Sau đó, nó sẽ tạo ra báo cáo các vấn đề làm những người khuyết tật khó tiếp cận nội dung của bạn. Accessibility Checker đồng thời giải thích lý do vì sao bạn nên xử lý các vấn đề này cũng như chỉ ra cách sửa chúng.
Accessibility Checker
Để truy cập tính năng này, bạn tìm đến thẻ Review và nhấn nút Check Accessibility trên thanh ribbon.
Sau khi Accessibility Checker kiểm tra nội dung của bạn, nó sẽ báo cáo kết quả phân tích dựa trên mức độ nghiêm trọng của vấn đề, được phân loại như sau:
- Errors: Các vấn đề được báo cáo dưới dạng lỗi bao gồm các nội dung người khuyết tật rất khó hoặc không thể hiểu.
- Warnings: Cảnh báo, trong nhiều trường hợp, nghĩa là nội dung được diễn đạt mang tính tính thử thách đối với người khuyết tật.
- Tips: Mẹo vặt cho bạn biết rằng, mặc dù người khuyết tật có thể hiểu nội dung bạn trình bày, bạn nên tổ chức lại nội dung tốt hơn để cải thiện trải nghiệm của họ.
So sánh hoặc gộp tài liệu
Nếu bạn muốn so sánh 2 văn bản cùng một lúc, hoặc cần gộp các tài liệu riêng lẻ bạn nhận từ những người khác thành một tài liệu chung, hãy sử dụng năng Compare and Combine của Word.
So sánh hoặc gộp tài liệu
Để truy cập tính năng này, bạn chọn thẻ Review và sau đó chọn Compare từ thanh ribbon. Tiếp theo, bạn chọn Compare để so sánh hai phiên bản của cùng một tài liệu hoặc Combine để gộp các tài liệu riêng thành một tài liệu chung. Cả hai tùy chọn đều sẽ cung cấp cho bạn các cửa sổ bung ra để duyệt đến tài liệu bạn cần.
Sau khi chọn tài liệu, bạn có thể áp dụng nhãn cho các thay đổi của bạn. Bạn có thể nhấn nút More để điều chỉnh các thiết lập so sánh và hiển thị các tùy chọn thay đổi. Chức năng tiện lợi này của Word lý tưởng khi nhiều người cùng làm việc trên cùng một tài liệu.
Chèn Smart Chart
Microsoft Excel chắc chắn là sự lựa chọn tuyệt vời nhất khi nói đến việc làm việc với biểu đồ và sơ đồ,. Tuy vậy, Word cũng có tính năng Smart Art để bạn biến các mô hình hoặc số liệu của mình thành những hình ảnh trực quan.
Tìm đến một vị trí bất kỳ trên tài liệu, chọn thẻ Insert, và sau đó chọn Illustrations > Smart Art. Bạn sẽ thấy một cửa sổ bung ra và đây chính là nơi bạn có thể chọn kiểu biểu đồ bạn muốn. Word cung cấp rất nhiều tùy chọn biểu đồ như process (quy trình), hierarchy (hệ thống cấp bậc), relationship (mối quan hệ), và pyramid diagrams (kim tự tháp).
Chèn Smart Chart
Bạn có thể rê chuột qua các kiểu biểu đồ để xem mô tả ngắn về nó hoặc nhấp chuột để chọn biểu đồ bạn muốn sử dụng. Nhấn nút OK và biểu đồ sẽ ngay lập tức được chèn vào tài liệu.
Với những tính năng hữu ích trên Microsoft Word trên đây, chắc chắn bạn sẽ có thêm những công cụ đắc lực để phục vụ cho công việc. Hãy tự mình khám phá và cảm nhận.
