Gmail được tích hợp rất nhiều tính năng hữu ích và nếu bạn nắm chắc các tính năng này sẽ giúp ích rất nhiều cho công việc của bạn. Dưới đây là 7 mẹo sử dụng Gmail mà chúng tôi muốn chia sẻ để bạn làm việc được tốt hơn.
Tính năng hẹn giờ gửi email
Với tính năng này, bạn có thể đặt ngày tháng, giờ giấc cho việc gửi email. Để cài đặt bạn truy cập vào biểu tượng mũi tên/ Gửi theo lịch biểu/ chọn ngày giờ chính xác là đã lên lịch thành công.
Tính năng này rất phù hợp khi bạn cần xác nhận các thông tin quan trọng để trao đổi với đối tác, trong các cuộc họp hay cuộc phỏng vấn.
Sử dụng ký tự * để tìm kiếm
Nếu bạn muốn tìm kiếm email của người gửi mà bạn lại quên mất hoặc chỉ nhớ một phần tên hoặc công ty mà họ đang làm việc, lúc này hãy sử dụng dấu * để tìm kiếm.
Giả sử như khi bạn làm việc với khách hàng và đối tác từ các công ty khác nhau, mỗi khi cần liên lạc lại với họ nhưng bạn lại không thể nào nhớ được hết tên, lúc này hãy áp dụng ngay công thức tìm kiếm “*@(tên công ty).com” này.
Chỉ hiển thị nhãn dán thư mục khi có email mới
Việc sắp xếp và kiểm soát email bằng cách lọc thư vào các dán nhãn thư mục liên quan là vô cùng cần thiết. Nếu như nhãn dán của bạn đã nhiều khiến bạn thấy rối thì có thể tạm thời ẩn đi và nó chỉ xuất hiện mỗi khi có email mới.
Để cài đặt bạn click vào dấu 3 chấm cạnh nhãn dán/ chọn Hiển thị nếu chưa đọc.
Như vậy, nhãn dán sẽ được ẩn xuống dưới cùng của danh sách và nó chỉ hiển thị lên phía trên trong trường hợp có email mới.
Mẹo sử dụng Gmail: Tạo bộ lọc
Với những email như quảng cáo, spam thì bạn hãy áp dụng ngay bộ sàng lọc để xóa một cách nhanh nhất, hoặc đánh dấu đã đọc hoặc lưu trữ tùy ý.
Khi bạn nhấn vào đọc email, chọn dấu 3 chấm/ lọc thư giống thư này/ sau đó nhập cụm từ thường xuất hiện trong thư quảng cáo như “Sale”, “voucher” …/ nhấn Tạo bộ lọc và chọn những tùy chỉnh thích hợp. Bạn cũng có thể áp dụng cách này cho những email quan trọng.
Tạo bí danh email của mình với ký tự +
Đây là mẹo sử dụng Gmail khá hay. Theo đó, khi ghi địa chỉ email của mình, bạn hãy viết thêm dấu + vào chữ hoặc cụm từ gì. Lúc này, Gmail sẽ nhận ra email mà bạn bịa ra vẫn là của bạn.
Đây là mẹo rất hay trong trường hợp bạn có việc gấp phải giải quyết. Lúc này bạn có thể nhờ đồng nghiệp của mình gửi đến một địa chỉ email +viec@gmail.com và tạo một bộ lọc tương ứng để hộp thư được nổi bật hơn. Nên nhớ sau dấu +, bạn có thể ghi bất kỳ cụm từ nào yêu thích.
Áp dụng bản mẫu Gmail
Nếu như bạn thường xuyên phải gửi các email có nội dung giống nhau thì bạn hãy sử dụng cách này để tiết kiệm được thời gian.
Bước 1: Bạn truy cập vào Cài đặt/ Chọn biểu tượng bánh răng ở góc màn hình/ Xem tất cả chế độ cài đặt/ Nâng cao/ chọn bật ở mục mẫu/ lưu thay đổi.
Bước 2: Bạn soạn thư mới với nội dung mà muốn tạo thành bản mẫu/ click vào dấu 3 chấm/ mẫu/ lưu thư nháp dưới dạng mẫu/ nhập tên mẫu.
Bước 3: Ở bước này bạn chỉ cần bấm chọn vào mẫu đã lưu và soạn thư một cách nhanh chóng nhất.
Tìm kiếm Gmail trong hộp thư của người khác
Với những trường hợp gửi email nhóm để mời tham dự cuộc họp online mà bạn không thể tìm được email đã gửi. Lúc này, bạn hãy giúp họ tìm kiếm nhanh nhất bằng cách tìm trước trong hộp thư của mình. Khi đã tìm thấy email, bạn sao chép đường link và gửi lại cho sếp hay đồng nghiệp của mình.
Và chỉ có những người được ghi địa chỉ và gửi trong email ban đầu mới nhìn được email này.
Kết luận
Trên đây chúng tôi vừa chia sẻ với các bạn 7 mẹo sử dụng Gmail. Hi vọng với những gì chúng tôi chia sẻ sẽ giúp ích cho công việc của bạn. Chúc các bạn sử dụng Gmail một cách thông minh nhất.
BÀI VIẾT LIẾN QUAN
Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *
Tạo bình luận mới