Excel cung cấp hàng trăm hàm phục vụ cho việc tính toán và xử lý dữ liệu, trong đó có nhiều hàm giúp lựa chọn thông tin theo điều kiện hoặc vị trí. Nếu thường xuyên làm việc với bảng tính, bạn sẽ bắt gặp hàm CHOOSE để trả về giá trị theo số chỉ mục và CHOOSECOLS để trích xuất các cột mong muốn từ một vùng dữ liệu. Mặc dù đều liên quan đến việc “chọn”, nhưng mỗi hàm lại có cách hoạt động và phạm vi ứng dụng hoàn toàn khác nhau. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cú pháp, cách sử dụng cũng như những lưu ý quan trọng để bạn áp dụng hiệu quả trong thực tế.
Hàm CHOOSE trong Excel – Cú pháp và cách sử dụng
Cú pháp và các đối số của hàm CHOOSE
Hàm CHOOSE trong Excel được Microsoft thiết kế để trả về một giá trị trong danh sách dựa trên số thứ tự (index). Đây là giải pháp hữu ích khi cần thay thế nhiều điều kiện IF lồng nhau hoặc tạo danh sách lựa chọn đơn giản.
Cú pháp: =CHOOSE(index_num, value1, [value2], …)
Trong đó:
- index_num: Số chỉ mục cần chọn, có giá trị từ 1 đến 254.
- value1, value2…: Danh sách các giá trị hoặc tham chiếu cần trả về.
Ví dụ: =CHOOSE(2,”Xuân”,”Hạ”,”Thu”,”Đông”)
Kết quả trả về là: Hạ
Do chỉ mục bằng 2 nên Excel sẽ chọn giá trị thứ hai trong danh sách.
Nếu index_num nhỏ hơn 1 hoặc lớn hơn số lượng giá trị đã khai báo, công thức sẽ trả về lỗi #VALUE! theo tài liệu Microsoft.
Cách dùng hàm CHOOSE để trả về giá trị theo số chỉ mục
Ứng dụng phổ biến nhất của hàm CHOOSE là ánh xạ mã số thành nội dung dễ hiểu.
Ví dụ 1: Lấy số lượng của sản phẩm Laptop
Giả sử bạn muốn lấy số lượng của mặt hàng Laptop trong bảng dữ liệu. Khi đó, hãy nhập công thức: =CHOOSE(3,A2,B2,C2)
Giải thích công thức:
- 3: Xác định vị trí của giá trị cần trả về trong danh sách đối số.
- A2: Chứa số thứ tự (STT = 1).
- B2: Chứa tên sản phẩm Laptop.
- C2: Chứa số lượng của sản phẩm, có giá trị 4.
Sau khi nhấn Enter, Excel sẽ trả về kết quả là 4.
Ví dụ 2: Trích xuất tên sản phẩm Smartphone
Nếu muốn lấy tên mặt hàng tại dòng thứ hai của bảng dữ liệu, bạn có thể sử dụng công thức sau: =CHOOSE(2,A3,B3,C3)
Giải thích công thức:
- 2: Chỉ định đối số thứ hai sẽ được trả về.
- A3: Chứa STT 2.
- B3: Chứa tên sản phẩm Smartphone.
- C3: Chứa số lượng sản phẩm là 2.
Kết quả nhận được sau khi thực hiện công thức là Smartphone.
Trong nhiều trường hợp, hàm CHOOSE giúp công thức ngắn gọn hơn so với việc sử dụng nhiều IF liên tiếp, đồng thời dễ chỉnh sửa khi danh sách giá trị thay đổi.
Hàm CHOOSECOLS – Cú pháp và cách sử dụng
Cú pháp và các đối số của hàm CHOOSECOLS
Hàm CHOOSECOLS trong Excel là hàm mảng động được Microsoft bổ sung từ Excel 365 và Excel 2021. Hàm có nhiệm vụ lấy ra những cột được chỉ định từ một mảng hoặc vùng dữ liệu.
Cú pháp: =CHOOSECOLS(array,col_num1,[col_num2],…)
Trong đó:
- array là vùng dữ liệu nguồn.
- col_num là số thứ tự của cột cần lấy.
Ví dụ: =CHOOSECOLS(A1:E10,1,3,5)
Công thức sẽ lấy:
- Cột 1
- Cột 3
- Cột 5
Từ vùng A1.
Điểm mạnh của hàm CHOOSECOLS là cho phép chọn nhiều cột không liền kề mà không cần sao chép thủ công.
Cách dùng hàm CHOOSECOLS để trích xuất các cột
Ví dụ: Trích xuất các cột 1, 3 và 4 từ vùng dữ liệu A2
Giả sử bạn muốn lấy đồng thời cột 1, cột 3 và cột 4 trong phạm vi A2. Khi đó, bạn có thể sử dụng hàm CHOOSECOLS để chỉ định những cột cần hiển thị.
Ngoài việc nhập trực tiếp các số thứ tự cột vào công thức, bạn cũng có thể sử dụng hằng số mảng để xác định vị trí cần lấy. Chẳng hạn, mảng ngang {1,3,4} hoặc mảng dọc {1;3;4} đều cho phép lựa chọn các cột tương ứng.
Mặc dù cách biểu diễn khác nhau, cả ba phương pháp đều trả về cùng một kết quả. Trong trường hợp cần thay đổi các cột được trích xuất thường xuyên, bạn nên nhập các số thứ tự cột vào những ô riêng biệt rồi tham chiếu các ô đó trong công thức hoặc sử dụng một vùng tham chiếu duy nhất.
Phân biệt CHOOSE, CHOOSECOLS và CHOOSEROWS trong Excel
Mặc dù tên gọi khá giống nhau nhưng ba hàm này phục vụ các mục đích hoàn toàn khác nhau.
CHOOSE
- Trả về một giá trị dựa trên số chỉ mục.
- Làm việc với danh sách giá trị.
- Có mặt trên hầu hết các phiên bản Excel.
Ví dụ: =CHOOSE(3,”A”,”B”,”C”)
Kết quả: C
CHOOSECOLS
- Chọn một hoặc nhiều cột từ mảng dữ liệu.
- Chỉ có trên Excel 365 và Excel 2021.
- Phù hợp khi tạo báo cáo động.
Ví dụ: =CHOOSECOLS(A1:F20,1,5)
Hàm CHOOSErows trong Excel
Khác với CHOOSECOLS, CHOOSEROWS dùng để lấy các hàng thay vì các cột.
Ví dụ: =CHOOSEROWS(A1:E20,2,5)
Kết quả chỉ trả về hàng thứ hai và hàng thứ năm.
Có thể hiểu đơn giản:
- CHOOSE chọn giá trị.
- CHOOSECOLS chọn cột.
- CHOOSEROWS chọn hàng.
Việc phân biệt đúng chức năng sẽ giúp lựa chọn công thức phù hợp và tránh nhầm lẫn khi xử lý dữ liệu lớn.
Lưu ý về mảng động khi sử dụng CHOOSECOLS
Một trong những điểm cần lưu ý khi sử dụng hàm CHOOSECOLS là đây là hàm mảng động (Dynamic Array).
Điều này đồng nghĩa với việc kết quả sẽ tự động mở rộng sang các ô lân cận. Nếu vùng hiển thị đã có dữ liệu, Excel sẽ báo lỗi #SPILL!.
Ví dụ: =CHOOSECOLS(A1:E20,2,4)
Nếu các ô phía bên phải đang chứa dữ liệu, công thức sẽ không thể hiển thị toàn bộ kết quả.
Ngoài ra, cần chú ý một số điểm sau:
- Số thứ tự cột phải nằm trong phạm vi của mảng nguồn.
- Nếu chỉ định cột không tồn tại, Excel trả về lỗi #VALUE!.
- Hàm chỉ hoạt động trên Excel hỗ trợ Dynamic Array như Microsoft 365 hoặc Excel 2021 trở lên.
- Khi dữ liệu nguồn thay đổi, kết quả cũng tự động cập nhật mà không cần sao chép công thức.
Ví dụ, nếu vùng dữ liệu ban đầu có thêm dòng mới, bảng kết quả từ CHOOSECOLS cũng sẽ mở rộng tương ứng. Đây là ưu điểm rất lớn trong việc xây dựng dashboard hoặc báo cáo tự động.
Kết luận
Việc hiểu rõ cách sử dụng hàm CHOOSE sẽ giúp bạn lựa chọn giá trị theo số chỉ mục một cách linh hoạt, trong khi hàm CHOOSECOLS hỗ trợ trích xuất và sắp xếp các cột nhanh chóng mà không cần chỉnh sửa dữ liệu gốc. Bên cạnh đó, nắm được sự khác biệt với CHOOSEROWS cùng các nguyên tắc của mảng động sẽ giúp bạn khai thác tối đa sức mạnh của Excel trong học tập và công việc.
Nếu bạn thường xuyên sử dụng Excel để xử lý dữ liệu, lập báo cáo hoặc làm việc với các tính năng mới của Microsoft 365, một chiếc laptop có cấu hình ổn định sẽ mang lại trải nghiệm mượt mà hơn. Hãy đến Viettel Store để lựa chọn các mẫu laptop chính hãng với mức giá cạnh tranh, nhiều chương trình trả góp ưu đãi và chế độ bảo hành uy tín, giúp bạn học tập và làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày.
Xem thêm:
Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *
Tạo bình luận mới