Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, việc gửi email kèm theo tệp đính kèm là điều thường xuyên xảy ra. Thay vì giải thích dài dòng hay chụp ảnh minh họa, bạn hoàn toàn có thể đính kèm tập tin hoặc thậm chí là một email khác để người nhận dễ dàng nắm bắt thông tin. Nếu bạn đang tìm kiếm cách đính kèm email trong Outlook, bài viết sau đây sẽ giúp bạn thực hiện điều đó một cách dễ dàng, cả trên máy tính và điện thoại.
Tóm tắt nội dung
Cách đính kèm email trong Outlook trên máy tính
Outlook – một trong những nền tảng quản lý thư điện tử phổ biến toàn cầu – không chỉ giúp người dùng gửi và nhận email hiệu quả mà còn cung cấp hàng loạt tính năng hỗ trợ khác. Trong số đó, tính năng đính kèm tập tin (hoặc email) là công cụ không thể thiếu với dân văn phòng, kế toán, luật sư và nhiều lĩnh vực chuyên môn khác.
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Mở ứng dụng Outlook hoặc truy cập trang web
Bạn có thể mở phần mềm Outlook đã cài đặt trên máy tính hoặc đăng nhập vào địa chỉ: https://outlook.live.com bằng trình duyệt web.
Bước 2: Khởi tạo email mới
Chọn nút “Thư mới” nằm ở góc trên cùng bên trái để bắt đầu tạo một email mới.
Bước 3: Truy cập tính năng chèn tệp
Trong khung soạn thảo, bạn tìm đến thanh công cụ và nhấn vào tab Chèn (Insert). Tại đây, lựa chọn biểu tượng kẹp giấy hoặc tùy chọn Đính kèm tệp (Attach File).
Bước 4: Lựa chọn nguồn lưu trữ tệp
Bạn có thể chọn một trong các tùy chọn như:
- Duyệt máy tính này (Browse This PC): nếu tệp được lưu trữ trực tiếp trên máy.
- OneDrive: nếu bạn đã đồng bộ dữ liệu lên đám mây.
- Tải lên và chia sẻ (Upload and Share): dành cho các trường hợp chia sẻ nhanh trên nền tảng đám mây.
Bước 5: Tìm và chọn tệp
Sau khi chọn nguồn lưu trữ, cửa sổ duyệt tệp sẽ hiện ra. Bạn chỉ cần điều hướng đến nơi lưu file, chọn tệp mong muốn và nhấn “Open”.
Bước 6: Soạn và gửi email
Sau khi đính kèm, biểu tượng tệp sẽ xuất hiện bên dưới phần nội dung. Bạn chỉ cần nhập địa chỉ người nhận, tiêu đề và nội dung thư rồi bấm Gửi.
Lưu ý thêm:
Nếu bạn muốn đính kèm một email cũ vào thư mới, hãy làm theo các bước sau:
- Mở email gốc bạn muốn chia sẻ.
- Nhấn chuột phải, chọn Chuyển tiếp dưới dạng tệp đính kèm (Forward as Attachment).
- Một email mới sẽ được tạo ra với thư gốc nằm dưới dạng tệp .eml.
Cách đính kèm email trong Outlook trên điện thoại
Outlook trên thiết bị di động vẫn hỗ trợ đầy đủ chức năng đính kèm tệp – rất tiện dụng khi bạn cần gửi nhanh một văn bản, ảnh hoặc tệp công việc ngay cả khi đang di chuyển.
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Mở ứng dụng Outlook
Tìm biểu tượng ứng dụng Outlook trên màn hình chính hoặc trong danh sách ứng dụng điện thoại và mở lên.
Bước 2: Tạo một thư điện tử mới
Nhấn vào nút “Thư mới” – thường là biểu tượng dấu cộng trong hình cây viết nằm ở góc dưới bên phải màn hình.
Bước 3: Chọn biểu tượng đính kèm
Khi giao diện soạn thảo xuất hiện, bạn hãy bấm vào biểu tượng kẹp giấy phía dưới để mở menu tùy chọn tệp.
Bước 4: Chọn nguồn tệp
Tùy thuộc vào nội dung bạn muốn chia sẻ, bạn có thể chọn:
- Từ tệp (From files): để đính kèm văn bản, bảng tính, PDF…
- Từ thư viện ảnh (From gallery): để gửi ảnh chụp hoặc ảnh lưu sẵn.
Outlook sẽ đưa bạn đến phần quản lý tệp của thiết bị hoặc tài khoản lưu trữ đám mây đã kết nối trước đó.
Bước 5: Gắn tệp vào email
Sau khi chọn, tệp sẽ được hiển thị dưới dạng một mục nhỏ trong thư. Tiếp theo, bạn hoàn tất việc nhập tiêu đề và nội dung, rồi nhấn nút Gửi.
Một số lưu ý khi đính kèm tệp vào email
Việc đính kèm tập tin hoặc một email vào Outlook tưởng chừng đơn giản, nhưng nếu không cẩn thận bạn có thể gặp một vài lỗi hoặc phiền toái không đáng có. Dưới đây là những lưu ý cần ghi nhớ:
1. Kiểm tra kích thước tệp
Outlook thường có giới hạn dung lượng tệp đính kèm (thông thường là 20–25 MB). Nếu bạn gửi quá dung lượng cho phép, hệ thống sẽ báo lỗi hoặc yêu cầu chuyển sang chia sẻ qua OneDrive.
2. Tránh gửi thông tin nhạy cảm
Luôn rà soát kỹ nội dung trong các tệp trước khi gửi, đặc biệt là khi làm việc với hợp đồng, báo cáo tài chính hoặc dữ liệu khách hàng.
3. Đảm bảo người nhận có thể mở tệp
Hạn chế sử dụng các định dạng tệp lạ hoặc ít phổ biến (ví dụ .rar, .exe), vì có thể người nhận không mở được hoặc email bị đánh dấu là spam.
4. Ghi chú ngắn về tệp đính kèm
Trong phần nội dung thư, bạn nên viết vài dòng giới thiệu về tệp, chẳng hạn: “Đính kèm là báo cáo doanh số quý I/2025 – xin mời anh/chị tham khảo.”
4. Mã hóa tệp khi cần
Với các tệp chứa thông tin quan trọng, bạn có thể nén lại dưới dạng file .zip có đặt mật khẩu, hoặc sử dụng phần mềm mã hóa để tăng tính bảo mật.
Tại sao bạn nên biết cách đính kèm email trong Outlook?
Việc nắm được cách đính kèm email trong Outlook không chỉ giúp bạn truyền tải thông tin rõ ràng hơn mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách làm việc. Thay vì mất thời gian giải thích nội dung một tệp khác, bạn chỉ cần đính kèm email gốc – giúp tiết kiệm thời gian và giảm hiểu lầm.
Đặc biệt, trong các tình huống cần chuyển tiếp một chuỗi trao đổi hoặc văn bản có tính pháp lý, đính kèm email cũ sẽ giúp người nhận có bối cảnh đầy đủ để xử lý công việc.
Tổng kết
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách đính kèm email trong Outlook, áp dụng được cho cả máy tính lẫn thiết bị di động. Với thao tác đơn giản, bạn đã có thể nâng cao hiệu quả trao đổi thông tin, đồng thời giúp người nhận dễ dàng theo dõi nội dung hơn.
Hãy thường xuyên áp dụng kỹ năng này trong quá trình làm việc để nâng cao tính chuyên nghiệp, đồng thời tận dụng triệt để các tiện ích mà Outlook cung cấp. Chúc bạn thao tác thành công và sử dụng Outlook một cách thông minh hơn mỗi ngày!
Để có trải nghiệm tốt nhất nhiều tiện ích văn phòng, hãy lựa chọn một chiếc điện thoại, laptop chính hãng với hiệu suất mạnh mẽ, màn hình sắc nét và hệ điều hành ổn định. Mua ngay điện thoại, laptop chính hãng tại Viettel Store để tận hưởng ưu đãi hấp dẫn cùng chính sách bảo hành uy tín, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày!
Xem thêm:
Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *
Tạo bình luận mới