Hướng dẫn cách lưu email Outlook về máy tính khi bị đầy nhanh, đơn giản

Outlook là phần mềm quản lý email hiệu quả của Microsoft được sử dụng phổ biến trên khắp thế giới. Nhưng chắc chắn sẽ có nhiều người chưa biết đến các phương pháp lưu email từ Outlook về máy tính. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ đến bạn các cách lưu email Outlook nhanh chóng, dễ thao tác và phù hợp với nhiều nhu cầu sử dụng.

Tại sao cần lưu email Outlook?

Việc lưu email Outlook về thiết bị cá nhân không chỉ giúp bạn phòng tránh trường hợp mất dữ liệu do đầy hộp thư, mà còn là cách bảo vệ các thông tin quan trọng hoặc thuận tiện khi không có kết nối mạng. Ngoài ra, khi hộp thư Outlook bị đầy, việc sao lưu email sẽ giúp bạn giải phóng dung lượng một cách đáng kể.

Cách lưu email Outlook trực tiếp về ổ cứng

Đây là phương pháp phổ biến và dễ thực hiện nhất, phù hợp với mọi đối tượng.

Hướng dẫn nhanh:

• Mở Outlook > Chọn email cần lưu
• Nhấn File > Save As
• Chọn thư mục lưu trữ và nhấn Save

Hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Mở Outlook và chọn email bạn muốn lưu:

Nếu là một email, chỉ cần nhấp chuột vào nó.

Để chọn nhiều email không liền kề, giữ Ctrl và click vào từng email.

Đối với các email liền nhau, dùng Shift để chọn hàng loạt.

Muốn chọn tất cả, dùng tổ hợp Ctrl + A.

Bước 2: Chọn File ở góc trái trên cùng của cửa sổ Outlook.

Bước 3: Chọn Save As.

Bước 4: Chọn nơi bạn muốn lưu (ví dụ: ổ D, Desktop…) và nhấn Save để hoàn tất.

Tip: Cách này đặc biệt phù hợp với những ai cần lưu email Outlook về ổ cứng để tra cứu offline hoặc sử dụng trong các cuộc họp, thuyết trình.

Cách lưu email Outlook khi bị đầy bằng tệp dữ liệu PST

Giới thiệu:

Khi hộp thư Outlook của bạn báo đầy, bạn có thể sao lưu email trong Outlook sang tệp PST để lưu trữ và giải phóng không gian trên server.

Hướng dẫn thực hiện:

Bước 1: Trên giao diện Outlook, chọn File > Open & Export > Import/Export

Bước 2: Chọn Export to a file > Nhấn Next

Bước 3: Chọn Outlook Data File (.pst) > Nhấn Next

Bước 4: Chọn thư mục cần xuất (Inbox, Sent, v.v…). Nếu muốn xuất toàn bộ, đánh dấu vào “Include subfolders”

Bước 5: Nhấn Browse để chọn vị trí lưu file PST và nhấn Finish

Bước 6: Outlook sẽ hỏi bạn muốn tạo mật khẩu cho file hay không. Tùy chọn theo nhu cầu cá nhân.

Sao lưu thủ công bằng cách tìm file dữ liệu Outlook trên máy

Cách lưu email trong Outlook về máy tính này dành cho những ai muốn copy thủ công file Outlook đang sử dụng.

Hướng dẫn chi tiết cách lưu email Outlook về ổ cứng thực hiện trên máy tính như sau:

Bước 1: Vào Outlook > chọn File > Account Settings > Account Settings

Bước 2: Vào tab Data Files > chọn tài khoản email cần sao lưu > click Open File Location

Bước 3: Sau khi hệ thống dẫn đến nơi chứa file dữ liệu (đuôi .pst hoặc .ost), bạn chỉ cần Copy file này sang ổ cứng khác hoặc thiết bị lưu trữ ngoài là xong.

Lưu ý: Đây là phương pháp dành cho người dùng trung cấp trở lên, vì nếu thao tác sai có thể ảnh hưởng đến khả năng truy cập email sau này.

Lưu email Outlook thành file PDF

Trong nhiều trường hợp, bạn muốn trích xuất nội dung email thành file để lưu trữ hoặc in ấn, PDF là định dạng tối ưu. Đây là cách hiệu quả để lưu email Outlook thành file PDF, phù hợp với email quan trọng như hóa đơn, hợp đồng, biên nhận,…

Cách thực hiện chi tiết như sau:

Bước 1: Mở email trong Outlook

Bước 2: Nhấn File > Print > chọn máy in là Microsoft Print to PDF

Bước 3: Đặt tên và vị trí lưu file, sau đó nhấn Save

Cách lưu email trong Outlook web về máy tính

Nếu bạn sử dụng Outlook trực tuyến (Outlook Web), vẫn có thể lưu email về thiết bị.

Bước 1: Truy cập https://outlook.live.com và đăng nhập tài khoản

Bước 2: Mở email cần lưu > Nhấn vào biểu tượng ba chấm (More actions)

Bước 3: Chọn Print > Tại cửa sổ hiện ra, chọn máy in là Microsoft Print to PDF và nhấn Print

Bước 4: Lưu file PDF về máy tính

Ngoài ra, bạn có thể copy nội dung email và dán vào Word, sau đó lưu thủ công nếu không có tùy chọn in.

Một số phần mềm hỗ trợ lưu email Outlook hiệu quả

Nếu bạn thường xuyên sao lưu và cần giải pháp toàn diện, hãy tham khảo các công cụ sau:

1. Safe PST Backup

• Tự động backup email theo lịch trình
• Tương thích với mọi phiên bản Outlook
• Dễ dùng và phù hợp với cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ

2. OST to PST Converter

• Chuyển đổi file OST sang PST nhanh chóng
• Hữu ích khi bạn gặp lỗi đồng bộ email hoặc không thể truy cập Outlook

3. OneDrive

• Sử dụng tính năng lưu trữ đám mây của Microsoft để lưu trữ các file email quan trọng
• Truy cập dễ dàng từ mọi thiết bị

Cách lưu email về máy tính khi dùng Webmail

Với các hệ thống webmail khác (không phải Outlook), bạn vẫn có thể lưu email tương tự bằng cách lưu email trên webmail thực hiện khi :

Bước 1: Mở email cần lưu

Bước 2: Dùng lệnh In (Print) > chọn Save as PDF. Hoặc sao chép nội dung vào tài liệu Word và lưu lại thủ công

Mẹo nhỏ: Nếu dùng trình duyệt Chrome, bạn có thể nhấn Ctrl + P để mở ngay tính năng in và lưu dưới dạng PDF.

Tổng kết

Việc lưu email Outlook về máy tính là hành động cần thiết, giúp bạn bảo vệ thông tin, giảm tải dung lượng hộp thư và chủ động hơn khi làm việc offline. Hy vọng những phương pháp trên sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quản lý và lưu trữ email. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới để được hỗ trợ thêm nhé!

Xem thêm:

• Hướng dẫn chi tiết cách đính kèm email trong Outlook trên máy tính và điện thoại
• Đăng nhập Outlook trên điện thoại iPhone và Android