ViettelStore

Chèn chữ ký vào file Word: Hướng dẫn chi tiết, dễ làm và chuyên nghiệp

Những cách chèn chữ ký vào Word đơn giản, nhanh chóng trong bài viết dưới đây sẽ là bí kíp giúp văn bản của bạn thêm phần chuyên nghiệp mà không mất nhiều thời gian. Hãy cùng khám phá và áp dụng ngay hôm nay nhé!

Tại sao nên chèn chữ ký vào Word?

Khi xử lý các văn bản điện tử, kỹ năng chèn chữ ký vào file Word đóng vai trò vô cùng quan trọng, đặc biệt trong các tài liệu hành chính, CV xin việc, thư từ đối tác hoặc giấy xác nhận cá nhân.

Một số lợi ích nổi bật khi biết chèn chữ ký vào file Word có thể kể đến như:

  • Văn bản trở nên chỉnh chu, mang tính xác thực cao hơn.
  • Người nhận dễ dàng xác định người gửi hoặc người chịu trách nhiệm với văn bản đó.
  • Tiết kiệm thời gian in ấn, ký tay rồi scan lại.
  • Hỗ trợ quy trình làm việc từ xa, online một cách nhanh chóng.
Kỹ năng chèn chữ ký vào file Word vô cùng quan trọng và cần thiết
Kỹ năng chèn chữ ký vào file Word vô cùng quan trọng và cần thiết

Cách tạo và chèn chữ ký tay vào file Word

Nếu bạn yêu thích sự chân thực và cá nhân hóa, cách chèn chữ ký tay vào file Word chính là lựa chọn phù hợp. Cách làm này tạo hiệu ứng chữ ký giống như ký trực tiếp trên tài liệu thật.

Bước 1: Ký tay trên giấy trắng và chụp lại bằng camera điện thoại.

Bước 2: Chuyển ảnh sang máy tính, sử dụng công cụ chỉnh sửa cắt bỏ chi tiết thừa.

Bước 3: Trên file Word, chọn tab Insert → Pictures và chèn ảnh chữ ký vừa lưu.

Mở file Word, chọn tab Insert → Pictures
Mở file Word, chọn tab Insert → Pictures

Bước 4: Tùy chỉnh kích thước và vị trí bằng cách vào tab Format → Wrap Text → Square.

Mở tab Format → Wrap Text → Square
Mở tab Format → Wrap Text → Square

Bước 5: Nhấn Recolor → Set Transparent Color, chọn vùng nền để xóa, giữ lại nét chữ ký.

Nhấn Recolor → Set Transparent Color
Nhấn Recolor → Set Transparent Color
Chọn vùng nền để xóa và giữ lại nét chữ ký
Chọn vùng nền để xóa và giữ lại nét chữ ký

Cách chèn chữ ký vào Word siêu nhanh bằng công cụ xóa phông

Nếu bạn thường xuyên cần chèn chữ ký thì có thể tiết kiệm thời gian hơn bằng cách xử lý ảnh chữ ký một lần duy nhất. Đây là mẹo cực hay bạn nên thử! Với cách này, bạn chỉ cần xử lý ảnh chữ ký một lần và có thể sử dụng nhiều lần về sau.

Bước 1: Chuẩn bị ảnh chữ ký tay rõ nét, không mờ nhòe.

Chuẩn bị hình ảnh chữ ký tay rõ nét
Chuẩn bị hình ảnh chữ ký tay rõ nét

Bước 2: Truy cập vào trang remove.bg, tải ảnh lên và hệ thống sẽ tự động tách nền.

Tải ảnh lên trang remove.bg để tách nền
Tải ảnh lên trang remove.bg để tách nền

Bước 3: Sau khi tải ảnh về, mở Word và vào Insert → Pictures, chèn ảnh như bình thường.

Mở Word và vào Insert → Pictures
Mở Word và vào Insert → Pictures

Bước 4: Giữ phím Shift để kéo thả chữ ký đến đúng vị trí cần.

Chèn chữ ký vào Word bằng công cụ scan

Không chỉ chụp ảnh bằng camera thường, bạn có thể chèn chữ ký vào file Word thông qua các ứng dụng scan, đảm bảo giữ được độ nét và định dạng gốc. Phương pháp này rất phù hợp khi bạn cần chèn chữ ký chất lượng cao cho các văn bản chính thức.

Bước 1: Ký tay bằng bút mực đậm trên nền giấy trắng.

Bước 2: Dùng điện thoại quét bằng app scan như CamScanner, Adobe Scan,…

Dùng điện thoại quét chữ ký bằng app scan
Dùng điện thoại quét chữ ký bằng app scan

Bước 3: Tách nền bằng công cụ remove.bg hoặc ứng dụng hỗ trợ.

Bước 4: Trên Word, chọn Insert → Pictures, đưa ảnh chữ ký đã tách nền vào.

Bước 5: Điều chỉnh sao cho phù hợp với bố cục nội dung.

Cách chèn chữ ký và dấu vào Word bằng tính năng Signature line

Nếu bạn không có ảnh chữ ký, vẫn có thể chèn chữ ký và dấu vào Word nhờ công cụ có sẵn trong Microsoft Word – Signature line. Đây là cách phổ biến khi bạn cần xác nhận tài liệu nội bộ hoặc trình bày các văn bản hành chính chuyên nghiệp.

Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào nơi cần chèn chữ ký.

Bước 2: Vào Insert → Text → Signature Line (hình tờ giấy có bút).

Mở Insert → Text → Signature Line
Mở Insert → Text → Signature Line

Bước 3: Chọn Microsoft Office Signature Line → cửa sổ Signature setup hiện ra.

Chọn Microsoft Office Signature Line
Chọn Microsoft Office Signature Line

Bước 4: Nhập tên, chức vụ, email người ký vào các dòng tương ứng.

Nhập thông tin người ký vào các dòng tương ứng
Nhập thông tin người ký vào các dòng tương ứng

Bước 5: Nhấn OK, khung chữ ký sẽ được chèn vào văn bản.

Cách chèn chữ ký dạng điện tử (Digital Signature) vào Word

Với những tài liệu quan trọng, bạn nên dùng chữ ký dạng điện tử để tăng tính bảo mật. Đây là dạng chữ ký không thể chỉnh sửa nội dung sau khi ký. Tài liệu sau khi ký sẽ được “khóa” nội dung, đảm bảo không ai chỉnh sửa được nếu không có quyền. Đây là cách chèn chữ ký vào Word lý tưởng cho hợp đồng điện tử.

Bước 1: Tạo chữ ký bằng Signature line như mục trên.

Tiến hành tạo chữ ký bằng Signature line
Tiến hành tạo chữ ký bằng Signature line

Bước 2: Mở thư mục Microsoft Office trong ổ C → chọn Selfcert.exe để tạo chứng thư số.

Chọn Selfcert.exe để tạo chứng thư số
Chọn Selfcert.exe để tạo chứng thư số

Bước 3: Điền tên vào ô Your certificate’s name và nhấn OK.

Bước 4: Quay lại Word, nhấn đúp vào khung Signature line → hộp thoại Sign hiện lên.

Bước 5: Nhập tên, ký tên hoặc dán hình ảnh chữ ký, rồi nhấn Sign.

Nhập tên, ký tên hoặc dán hình ảnh chữ ký, rồi nhấn Sign
Nhập tên, ký tên hoặc dán hình ảnh chữ ký, rồi nhấn Sign

Cách chèn chữ ký vào Word trên điện thoại

Bạn không có máy tính nhưng vẫn cần ký văn bản? Đừng lo, bạn hoàn toàn có thể chèn chữ ký vào Word trên điện thoại dễ dàng. Nếu sử dụng điện thoại Android, bạn có thể kết hợp với công cụ remove.bg bằng trình duyệt để xóa nền chữ ký ngay trên di động.

Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Word trên điện thoại.

Mở ứng dụng Microsoft Word
Mở ứng dụng Microsoft Word

Bước 2: Tìm tới vị trí cần chèn chữ ký, chọn biểu tượng chèn hình ảnh.

Chọn biểu tượng chèn hình ảnh
Chọn biểu tượng chèn hình ảnh

Bước 3: Lựa chọn ảnh chữ ký đã chụp sẵn từ thư viện.

Bước 4: Kéo thả, chỉnh kích thước ảnh sao cho phù hợp.

Cách chèn chữ ký vào file Word online nhanh gọn

Nếu bạn không cài Microsoft Word trên máy nhưng cần xử lý nhanh văn bản, thì chèn chữ ký vào file Word online là giải pháp lý tưởng. Google Docs còn có tính năng vẽ chữ ký tay nếu bạn dùng bút cảm ứng, rất tiện cho văn bản cần xử lý nhanh mà không cần scan ảnh.

Bước 1: Truy cập Google Docs, tải văn bản Word lên.

Bước 2: Vào menu Chèn → Hình ảnh → Tải lên từ máy tính và chọn ảnh chữ ký.

Bước 3: Tùy chỉnh kích thước và vị trí như với Word offline.

Tùy chỉnh kích thước và vị trí chữ ký
Tùy chỉnh kích thước và vị trí chữ ký

Bước 4: Sau khi chỉnh sửa xong, bạn có thể tải lại file dưới định dạng .docx để gửi đi.

Kết luận

Việc chèn chữ ký vào file Word không hề phức tạp như bạn nghĩ. Dù sử dụng ảnh chụp, chữ ký scan, hay chữ ký điện tử, mỗi phương pháp đều giúp bạn tối ưu hóa thời gian làm việc, nâng cao tính chuyên nghiệp trong từng văn bản. Từ thao tác cơ bản đến nâng cao, hy vọng những hướng dẫn trong bài viết sẽ giúp bạn làm chủ kỹ năng chèn chữ ký vào Word trên mọi thiết bị và nền tảng.

Bạn đang cần một chiếc laptop hiệu năng cao để xử lý văn bản, soạn thảo tài liệu, ký số chuyên nghiệp? Đừng bỏ lỡ những mẫu laptop chính hãng đang giảm giá hấp dẫn tại Viettel Store – nơi đáng tin cậy để bạn sở hữu thiết bị làm việc chất lượng, bảo hành chính hãng và dịch vụ hậu mãi tận tâm!

Xem thêm:

Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Mời bạn đăng nhập Đăng nhập để bình luận.
Bằng cách điền và gửi thông tin, bạn đồng ý với Điều khoản sử dụng của ViettelStore