Làm chủ hàm DGET trong Excel qua cú pháp và cách sử dụng chi tiết

Khi làm việc với bảng dữ liệu lớn trong Excel, việc tìm kiếm và trích xuất thông tin theo điều kiện cụ thể là nhu cầu rất phổ biến. Trong số các hàm cơ sở dữ liệu của Microsoft Excel, hàm DGET là công cụ hữu ích giúp lấy chính xác một giá trị duy nhất đáp ứng điều kiện xác định. Nếu bạn chưa biết cách sử dụng hoặc muốn khai thác tối đa tính năng của hàm này, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từ cú pháp, ví dụ thực tế đến những lưu ý quan trọng.

Hàm DGET trong Excel là gì?

Hàm DGET trong Excel là một hàm thuộc nhóm Database Functions (hàm cơ sở dữ liệu), được thiết kế để trích xuất một giá trị duy nhất từ bảng dữ liệu khi bản ghi đó thỏa mãn các điều kiện đã đặt.

Nói một cách đơn giản, nếu bạn có một danh sách nhân viên, khách hàng hoặc sản phẩm và muốn lấy một thông tin cụ thể như mức lương, số điện thoại hay doanh thu của một đối tượng đáp ứng điều kiện xác định, hàm DGET sẽ giúp thực hiện nhanh chóng.

Điểm đặc biệt của hàm này là chỉ hoạt động khi kết quả tìm kiếm trả về đúng một bản ghi. Nếu không tìm thấy dữ liệu hoặc có nhiều hơn một kết quả phù hợp, Excel sẽ báo lỗi nhằm tránh việc trả về thông tin không chính xác.

Đây cũng là điểm khác biệt giữa DGET trong Excel và nhiều hàm tra cứu phổ biến khác như VLOOKUP hoặc XLOOKUP. DGET phù hợp với các bảng dữ liệu được tổ chức theo dạng cơ sở dữ liệu có tiêu đề cột rõ ràng và vùng điều kiện riêng biệt.

Nếu đang thắc mắc hàm DGET là gì, bạn có thể hiểu đây là công cụ giúp truy xuất một giá trị duy nhất trong cơ sở dữ liệu dựa trên điều kiện được chỉ định.

Cú pháp hàm DGET và ý nghĩa các đối số

Để sử dụng hàm DGET, trước tiên bạn cần nắm rõ cú pháp của hàm.

=DGET(database, field, criteria)

Trong đó:

• database: Là toàn bộ vùng dữ liệu bao gồm cả hàng tiêu đề.
• field: Là cột chứa giá trị cần lấy. Có thể nhập tên cột trong dấu ngoặc kép hoặc số thứ tự của cột.
• criteria: Là vùng điều kiện dùng để xác định bản ghi cần tìm. Vùng này cũng phải bao gồm tiêu đề cột giống hoàn toàn với tiêu đề trong bảng dữ liệu.

Ví dụ bảng dữ liệu:

Giả sử vùng điều kiện: Mã NV là NV02

Công thức: =DGET(A1:D4,”Lương”,F1:F2)

Kết quả nhận được là: 18.000.000

Excel sẽ tìm đúng nhân viên có mã NV02 rồi trả về mức lương tương ứng.

Bạn cũng có thể thay tên cột bằng số thứ tự:

=DGET(A1:D4,4,F1:F2)

Trong trường hợp này, số 4 đại diện cho cột Lương.

Cách sử dụng hàm DGET trong Excel từng bước

Việc sử dụng hàm DGET Excel không quá phức tạp nếu bảng dữ liệu được xây dựng đúng chuẩn.

Bước 1: Chuẩn bị bảng dữ liệu

Khởi tạo một bảng dữ liệu trong Excel với các cột được đặt tên rõ ràng, chẳng hạn như Mã KH, Họ và Tên, Độ tuổi,… Đây sẽ là vùng dữ liệu để hàm DGET thực hiện tra cứu.

Bước 2: Tạo vùng điều kiện

Chọn một khu vực trống ngoài bảng dữ liệu để tạo điều kiện tìm kiếm. Nhập tiêu đề cột giống hoàn toàn với tiêu đề tương ứng trong bảng dữ liệu.

Tiếp theo, nhập giá trị hoặc điều kiện cần tra cứu vào ô bên dưới tiêu đề.

Bước 3: Nhập công thức

Sử dụng cú pháp: =DGET(database; field; criteria)

Ví dụ, để lấy Họ và Tên của khách hàng có độ tuổi nhỏ hơn 20, nhập công thức:

=DGET(A2:D8;2;A10:E11)

Trong đó:

• database: Phạm vi dữ liệu chứa cả hàng tiêu đề.
• field: Cột cần trả về kết quả, có thể là tên cột hoặc số thứ tự cột.
• criteria: Vùng điều kiện đã tạo ở bước trước.

Bước 4: Kết hợp nhiều điều kiện

Nhấn Enter để thực thi công thức. Nếu chỉ có một bản ghi đáp ứng điều kiện, hàm DGET sẽ trả về đúng giá trị tương ứng.

Nhấn Enter để nhận kết quả

Trong doanh nghiệp, DGET thường được sử dụng để:

• Trích xuất mức lương của một nhân viên.
• Lấy doanh thu của một cửa hàng theo mã.
• Tìm giá bán của một sản phẩm.
• Truy xuất số điện thoại khách hàng.
• Lấy mã đơn hàng đáp ứng điều kiện xác định.

Đối với các bảng dữ liệu hàng nghìn dòng, DGET vẫn hoạt động ổn định miễn là vùng điều kiện được thiết lập chính xác.

Các lỗi thường gặp khi dùng hàm DGET và cách xử lý

Mặc dù khá dễ sử dụng, người dùng vẫn có thể gặp một số lỗi phổ biến khi làm việc với hàm DGET.

• Lỗi #VALUE!

Đây là lỗi thường gặp khi đối số field không hợp lệ.

Ví dụ: =DGET(A1:D20,”Gia ban”,F1:F2)

Excel sẽ không nhận diện được tên cột.

Cách khắc phục: Kiểm tra chính xác tên cột hoặc sử dụng số thứ tự cột.

Lỗi #NUM!

Lỗi này xuất hiện khi có nhiều hơn một bản ghi cùng thỏa mãn điều kiện.

Excel sẽ báo lỗi vì không biết phải trả về kết quả nào.

Cách xử lý: Bổ sung thêm điều kiện để chỉ còn một bản ghi duy nhất.

Không tìm thấy dữ liệu

Nếu điều kiện không khớp với bất kỳ bản ghi nào, DGET sẽ không thể trả về giá trị.

Bạn nên kiểm tra:

• Chính tả dữ liệu.
• Khoảng trắng thừa.
• Định dạng số và văn bản.
• Điều kiện nhập có đúng hay không.

Lưu ý để sử dụng DGET chính xác và hiệu quả

Để khai thác tối đa hàm DGET, người dùng nên chú ý một số nguyên tắc quan trọng.

• Vùng dữ liệu phải bao gồm hàng tiêu đề, nếu thiếu tiêu đề Excel sẽ không xác định được cột cần trích xuất.
• Tiêu đề trong vùng điều kiện phải giống hoàn toàn với tiêu đề của bảng dữ liệu, bao gồm cả dấu cách và ký tự.
• Đảm bảo điều kiện chỉ trả về một bản ghi duy nhất, nếu có nhiều kết quả phù hợp hàm sẽ báo lỗi #NUM!.
• Không nên để dòng trống xuất hiện trong bảng dữ liệu vì có thể ảnh hưởng đến phạm vi xử lý của hàm.
• Kiểm tra kỹ dữ liệu đầu vào để tránh lỗi do sai chính tả, khoảng trắng hoặc định dạng dữ liệu không đồng nhất.
• Có thể kết hợp DGET với các hàm như IF, IFERROR, AND, OR để xử lý dữ liệu linh hoạt và tối ưu hơn trong các bảng tính phức tạp.
• Hàm DGET đặc biệt phù hợp với các bảng dữ liệu quản lý nhân sự, bán hàng, tài chính hoặc kho hàng có cấu trúc chuẩn.

Kết luận

Với khả năng truy xuất chính xác một giá trị duy nhất theo điều kiện xác định, hàm DGET là công cụ hữu ích dành cho người thường xuyên xử lý dữ liệu trong Excel. Chỉ cần hiểu rõ cú pháp, thiết lập đúng vùng dữ liệu và vùng điều kiện, bạn có thể tận dụng hàm để tăng tốc độ làm việc, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý thông tin.

Nếu bạn đang tìm kiếm một chiếc laptop có hiệu năng mạnh mẽ để học tập, làm việc với Excel hay xử lý các bảng tính dung lượng lớn, hãy ghé Viettel Store. Tại đây, bạn sẽ dễ dàng lựa chọn các mẫu laptop chính hãng từ những thương hiệu uy tín với mức giá cạnh tranh, nhiều chương trình ưu đãi hấp dẫn, hỗ trợ trả góp linh hoạt cùng chế độ bảo hành chính hãng, giúp bạn yên tâm sử dụng lâu dài.

Xem thêm:

• Hàm Value là hàm gì? Cách sử dụng chi tiết trong Excel
• Hàm IFS là gì? Cách sử dụng hàm IFS trong Excel và Google Sheets chi tiết