Trong môi trường làm việc trực tuyến ngày càng phổ biến, Google Sheet trở thành công cụ không thể thiếu nhờ khả năng chia sẻ và chỉnh sửa dữ liệu theo thời gian thực. Việc học cách xem lịch sử chỉnh sửa Google Sheet không chỉ giúp bạn biết ai đã chỉnh sửa nội dung gì, vào thời điểm nào, mà còn hỗ trợ phục hồi dữ liệu khi có sự cố. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách sử dụng tính năng này một cách hiệu quả nhất.
Tóm tắt nội dung
Lý do cần xem lịch sử chỉnh sửa trên Google Sheet?
Google Sheet là công cụ bảng tính trực tuyến được rất nhiều cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức tin dùng bởi khả năng cộng tác linh hoạt và tiện lợi. Một trong những tính năng nổi bật của nền tảng này chính là khả năng lưu lại mọi thay đổi theo thời gian thực mà không cần thao tác lưu thủ công.
Chính nhờ đặc điểm này, khi làm việc nhóm với nhiều cộng tác viên, bạn có thể dễ dàng theo dõi các thay đổi đã thực hiện, biết được ai đã chỉnh sửa gì, vào thời điểm nào và nội dung chỉnh sửa là gì. Đây là lý do khiến việc xem lịch sử chỉnh sửa Google Sheet trở thành một kỹ năng quan trọng giúp quản lý dữ liệu hiệu quả hơn, đặc biệt khi xảy ra lỗi hoặc xung đột thông tin.
Làm sao để xem lịch sử chỉnh sửa Google Sheet?
Để sử dụng được tính năng xem lịch sử, bạn cần đảm bảo mình có quyền chỉnh sửa trên tệp. Dưới đây là hai cách phổ biến giúp bạn truy cập vào nhật ký thay đổi trong Google Sheets.
Xem toàn bộ lịch sử chỉnh sửa Google Sheet
Đây là phương pháp được sử dụng khi bạn muốn theo dõi tổng quan toàn bộ quá trình thay đổi trên file, bao gồm tất cả phiên bản trước đó cùng với thông tin chi tiết về thời gian và người thực hiện.
Bước 1: Mở Google Sheet mà bạn muốn kiểm tra lịch sử.
Bước 2: Trên thanh menu, chọn Tệp > Nhật ký phiên bản > Xem lịch sử phiên bản.
Bước 3: Một bảng điều khiển sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình, hiển thị danh sách các phiên bản đã lưu theo thời gian. Mỗi phiên bản đều ghi rõ ai là người chỉnh sửa và thời điểm cụ thể.
Mẹo nhanh: Bạn có thể nhấn vào biểu tượng đồng hồ kèm mũi tên cong trên thanh công cụ để mở nhanh giao diện lịch sử phiên bản.
Cách xem người chỉnh sửa trên Google Sheet cho từng ô cụ thể
Nếu bạn chỉ muốn kiểm tra ai đã chỉnh sửa một ô dữ liệu cụ thể, thay vì toàn bộ tài liệu, Google Sheets cũng hỗ trợ bạn tính năng này.
Bước 1: Chọn vào ô cần kiểm tra trong bảng tính.
Bước 2: Nhấp chuột phải > Chọn Hiển thị lịch sử chỉnh sửa.
Ngay lập tức, một cửa sổ nhỏ sẽ hiện ra cho bạn biết: người đã chỉnh sửa ô này gần đây nhất, nội dung trước đó là gì, và thời điểm thay đổi diễn ra.
Tính năng này rất hữu ích khi bạn cần kiểm soát dữ liệu tại những vị trí nhạy cảm hoặc dễ xảy ra nhầm lẫn trong báo cáo.
Hướng dẫn khôi phục phiên bản cũ trên Google Sheet
Trong nhiều tình huống, người dùng có thể vô tình nhập sai thông tin, xóa nhầm dữ liệu hoặc muốn khôi phục lại trạng thái trước đó. Rất may, Google Sheet cho phép bạn khôi phục lại các phiên bản trước một cách đơn giản và an toàn.
Bước 1: Truy cập vào phần lịch sử phiên bản như đã hướng dẫn ở mục trên.
Bước 2: Di chuột đến phiên bản mà bạn muốn khôi phục.
Bước 3: Nhấn vào biểu tượng ba chấm dọc bên cạnh tên phiên bản.
Bước 4: Bạn sẽ thấy ba tùy chọn:
- Khôi phục phiên bản này: Google Sheet sẽ trở lại đúng trạng thái của phiên bản bạn chọn.
- Đặt tên cho phiên bản này: Giúp dễ dàng phân biệt và theo dõi các thay đổi.
- Tạo bản sao: Tạo một file hoàn toàn mới với nội dung của phiên bản được chọn, không ảnh hưởng đến file gốc.
Lưu ý: Sau khi khôi phục, Google Sheet vẫn giữ lại các phiên bản cũ, vì vậy bạn có thể chuyển đổi qua lại nhiều lần nếu cần.
Có thể xóa lịch sử chỉnh sửa Google Sheet không?
Một trong những câu hỏi thường gặp từ người dùng là: “Liệu có thể xóa lịch sử chỉnh sửa Google Sheet được không?”
Câu trả lời là: Không thể xóa trực tiếp lịch sử chỉnh sửa của một file Google Sheet đang hoạt động. Lý do là vì Google xây dựng hệ thống lưu trữ lịch sử để đảm bảo an toàn và minh bạch khi làm việc nhóm.
Tuy nhiên, bạn vẫn có thể xóa lịch sử gián tiếp bằng cách:
- Tạo bản sao của file: Mở Google Sheet, chọn Tệp > Tạo bản sao.
- Bản sao mới sẽ không chứa bất kỳ dữ liệu lịch sử chỉnh sửa nào.
- File cũ vẫn giữ nguyên nhật ký, nhưng bản sao mới sẽ bắt đầu lại từ đầu.
Việc tạo bản sao là phương án lý tưởng nếu bạn muốn “làm mới” bảng tính, chuyển giao cho người khác hoặc đơn giản là không muốn lưu vết các thao tác trước đó.
Lợi ích khi nắm được cách xem lịch sử chỉnh sửa Google Sheet
Việc nắm vững kỹ năng này không chỉ giúp bạn kiểm soát dữ liệu tốt hơn mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong môi trường làm việc chuyên nghiệp:
- Dễ dàng truy vết sai sót: Khi có lỗi xảy ra, bạn có thể nhanh chóng phát hiện ai là người thực hiện chỉnh sửa và vào thời điểm nào.
- Đảm bảo minh bạch: Trong các tổ chức, khả năng theo dõi thay đổi giúp quá trình làm việc nhóm trở nên rõ ràng và công bằng hơn.
- Khôi phục dữ liệu nhanh chóng: Không còn lo lắng khi thao tác nhầm hoặc vô tình xóa thông tin quan trọng.
- Quản lý hiệu quả hơn: Dành cho quản lý nhóm hoặc chủ doanh nghiệp, việc kiểm tra lịch sử thay đổi giúp bạn nắm bắt tiến độ làm việc của nhân sự một cách cụ thể.
Tổng kết
Có thể thấy, việc xem lịch sử chỉnh sửa Google Sheet là một kỹ năng quan trọng mà bất kỳ ai sử dụng công cụ này cũng nên thành thạo. Từ việc theo dõi người đã chỉnh sửa, thời gian thực hiện, đến cách khôi phục phiên bản cũ hay làm mới dữ liệu – tất cả đều được Google Sheet hỗ trợ một cách mượt mà và tiện lợi. Dù bạn là học sinh, nhân viên văn phòng, hay chủ doanh nghiệp đang dùng Google Sheet cho công việc quản lý, hãy tận dụng triệt để tính năng này để làm việc hiệu quả hơn, chuyên nghiệp hơn và an toàn hơn.
Đối với những người dùng Google Sheet thường xuyên, việc sở hữu một chiếc laptop với hiệu năng ổn định là điều vô cùng cần thiết để có thể thao tác mượt mà trên các tệp chứa hàng chục trang tính và lượng lớn thông tin cần truy xuất. Hãy đến ngay Viettel Store để trải nghiệm và lựa chọn cho mình một chiếc máy tính xách tay phù hợp với nhu cầu của quý vị.
Xem thêm:
Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *
Tạo bình luận mới