Hướng dẫn chi tiết và các công thức hàm đếm ngày trong Excel phổ biến

Excel là công cụ xử lý dữ liệu quen thuộc đối với dân văn phòng, kế toán, nhân sự hay quản lý dự án. Trong quá trình làm việc, việc tính toán khoảng thời gian giữa hai mốc ngày diễn ra thường xuyên, từ theo dõi hợp đồng, tính hạn bảo hành cho đến quản lý tiến độ công việc. Vì vậy, hàm đếm ngày trong Excel trở thành một trong những nhóm hàm được sử dụng phổ biến nhất.

Nếu bạn chưa biết cách tính số ngày giữa hai thời điểm hoặc muốn áp dụng các công thức chính xác hơn, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các hàm tính ngày được sử dụng nhiều nhất trong Excel.

Ứng dụng của hàm đếm ngày trong Excel

Trong thực tế, hàm đếm ngày trong Excel hỗ trợ rất nhiều công việc khác nhau, giúp giảm thao tác thủ công và hạn chế sai sót.

• Quản lý tiến độ dự án

Các nhà quản lý có thể xác định khoảng thời gian còn lại để hoàn thành từng hạng mục, theo dõi deadline và đánh giá tiến độ thực hiện công việc.

• Theo dõi hạn sử dụng sản phẩm

Doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm, mỹ phẩm hay dược phẩm thường sử dụng Excel để tính số ngày còn lại trước khi sản phẩm hết hạn, từ đó có kế hoạch bán hàng phù hợp.

• Tính thâm niên nhân viên

Bộ phận nhân sự có thể xác định thời gian làm việc của nhân viên để tính thưởng, nâng lương hoặc chế độ phúc lợi.

• Quản lý hợp đồng và bảo hành

Excel giúp doanh nghiệp dễ dàng tính thời gian hiệu lực của hợp đồng hoặc xác định thời gian bảo hành còn lại cho sản phẩm.

Nhờ tính linh hoạt này, hàm đếm ngày trong Excel được ứng dụng trong hầu hết lĩnh vực từ kinh doanh, giáo dục đến quản trị doanh nghiệp.

Tổng hợp các hàm tính ngày được sử dụng phổ biến

Có rất nhiều hàm tính ngày trong Excel, tuy nhiên ba hàm dưới đây được sử dụng thường xuyên nhất.

Hàm DAYS – Tính khoảng cách giữa hai mốc thời gian

Hàm DAYS dùng để tính số ngày giữa ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

Cú pháp: =DAYS(End_date, Start_date)

Trong đó:

• End_date: Ngày kết thúc
• Start_date: Ngày bắt đầu

Ví dụ: Ngày bắt đầu: 3/31/2021

Ngày kết thúc: 4/4/2021

Công thức: =DAYS(C3,B3)

Đây là công thức đếm ngày trong Excel đơn giản nhất khi chỉ cần xác định khoảng cách giữa hai mốc thời gian.

Ngoài ra, đây cũng được xem là hàm đếm số ngày trong Excel phù hợp với những bảng dữ liệu đơn giản không cần loại bỏ ngày nghỉ.

Hàm DATEDIF – Tính số ngày, tháng, năm chính xác

DATEDIF là hàm ẩn trong Excel nhưng được sử dụng rất phổ biến để tính khoảng cách thời gian.

Cú pháp: =DATEDIF(Start_date, End_date, Unit)

Trong đó:

• “D”: Tính số ngày
• “M”: Tính số tháng
• “Y”: Tính số năm
• “MD”: Số ngày lẻ
• “YM”: Số tháng lẻ
• “YD”: Số ngày lẻ trong năm

Ví dụ: =DATEDIF(A2,B2,”D”)

Kết quả trả về tổng số ngày giữa hai mốc thời gian.

Nếu muốn tính số năm làm việc của nhân viên: =DATEDIF(A2,TODAY(),”Y”)

Hàm này giúp tính tuổi hoặc thâm niên làm việc rất chính xác.

Đây cũng là một hàm tính số ngày được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong quản lý nhân sự.

Hàm NETWORKDAYS – Đếm số ngày làm việc thực tế

Trong nhiều trường hợp, người dùng chỉ muốn tính số ngày làm việc và loại bỏ thứ Bảy, Chủ nhật hoặc ngày lễ. Hàm NETWORKDAYS sẽ hỗ trợ điều này.

Cú pháp:

=NETWORKDAYS(Start_date, End_date)

Ví dụ: =NETWORKDAYS(A2,B2)

Nếu có danh sách ngày nghỉ lễ: =NETWORKDAYS(A2,B2,E2:E10)

Excel sẽ tự động loại trừ các ngày nghỉ trong phạm vi E2. Đây là lựa chọn lý tưởng khi doanh nghiệp cần tính ngày công, ngày làm việc hoặc thời gian hoàn thành dự án. Nhiều người cũng gọi đây là hàm đếm ngày theo lịch làm việc vì chỉ tính các ngày hợp lệ.

Các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm tính ngày tháng

Trong quá trình sử dụng hàm đếm ngày trong Excel, người dùng có thể gặp một số lỗi phổ biến dưới đây.

Nhập sai định dạng ngày tháng

Excel có thể hiểu dữ liệu là văn bản thay vì ngày tháng nếu nhập không đúng định dạng. Ví dụ: 15-20-2026 sẽ báo lỗi vì tháng không hợp lệ.

Giải pháp là sử dụng định dạng DD/MM/YYYY hoặc YYYY/MM/DD thống nhất trong toàn bộ bảng dữ liệu.

Kết quả âm

Nếu nhập ngày bắt đầu lớn hơn ngày kết thúc, kết quả sẽ xuất hiện giá trị âm.

Ví dụ: =DAYS(A2,B2) trong khi A2 lớn hơn B2 sẽ trả về số âm. Bạn nên kiểm tra thứ tự tham số trước khi nhập công thức.

Ô dữ liệu chứa văn bản

Nếu một trong hai ô tham chiếu chứa chuỗi ký tự thay vì ngày tháng, Excel sẽ trả về lỗi #VALUE!. Hãy chuyển dữ liệu về định dạng Date trước khi sử dụng.

Không loại bỏ ngày nghỉ

Nhiều người sử dụng DAYS để tính ngày công làm việc dẫn đến kết quả sai vì bao gồm cả cuối tuần. Trong trường hợp này nên sử dụng NETWORKDAYS để có kết quả chính xác hơn.

Muốn đếm số ngày trong từng tháng

Nếu cần hàm đếm số ngày trong tháng, người dùng có thể kết hợp hàm EOMONTH như sau: =DAY(EOMONTH(A2,0))

Kết quả sẽ trả về số ngày của tháng chứa ngày trong ô A2, bao gồm cả năm nhuận.

Tổng kết

Việc thành thạo hàm đếm ngày trong Excel sẽ giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp hơn trong học tập cũng như công việc. Tùy theo mục đích sử dụng, bạn có thể lựa chọn hàm DAYS để tính khoảng cách giữa hai ngày, DATEDIF để tính số ngày, tháng, năm chi tiết hoặc NETWORKDAYS để xác định số ngày làm việc thực tế.

Nếu bạn đang tìm kiếm một chiếc laptop cấu hình mạnh để học tập, làm việc văn phòng và sử dụng Excel mượt mà, hãy đến ngay Viettel Store. Tại đây có đa dạng các dòng laptop chính hãng từ nhiều thương hiệu nổi tiếng, giá cạnh tranh cùng nhiều chương trình ưu đãi hấp dẫn, trả góp linh hoạt và chế độ bảo hành uy tín giúp bạn yên tâm sử dụng lâu dài.

Xem thêm:

• Hướng dẫn làm tròn số trong Excel chi tiết từ cơ bản đến nâng cao
• Claude for Excel là gì? Hướng dẫn cài đặt và sử dụng chi tiết từ A–Z